Institutionsadministratör

Beskrivning 

Statsvetenskapliga institutionen vid Umeå universitet har drygt 70 anställda. Institutionen bedriver grundutbildning och forskning inom statsvetenskap, freds- och konfliktstudier samt utbildningsledarskap. Läs mer om verksamheten här: https://www.umu.se/statsvetenskapliga-institutionen/

Nu söker vi en institutionsadministratör för ett vikariat på cirka 6 månader med start i januari. Du kommer att tillhöra en grupp av teknisk/administrativ personal som arbetar med HR, ekonomi, studieadministration och utbildningsfrågor. 

Arbetsuppgifter

Som institutionsadministratör arbetar du med en rad uppgifter av vikt för institutionens olika verksamheter. Arbetet är omväxlande och innebär samarbete med ledning och medarbetare på institutionen samtidigt som du har en del externa kontakter. Du har också ett nära samarbete med dina administratörskollegor. 

En huvuduppgift rör institutionens interna dokumenthantering inför beredande och beslutande möten, samt att ansvara för institutionens arkiv och diarium. 

En annan viktig uppgift är att administrera institutionens forskarutbildning vilket innebär att ansvara för nyregistrering och administration av doktorander, vara ett administrativt stöd vid högre seminariet samt under disputationsprocessen inför tryckning av avhandling, kontakt med fakultet, opponent, betygsnämnd etc.  

I uppgifterna ingår också att ansvara för ordningen i våra mötesrum, du har hand om inköp till kontorsförråd och posthantering. Du samordnar iordningställandet av rum till nyanställd personal och ser till att möbler och IT-utrustning köps in.  

I tjänsten ingår också sådant som rör institutionens interna och utåtriktade kommunikation via bland annat Teams, intranät, extern webbsida och sociala medier. Du administrerar även mjukvarulicenser, koncernkatalogen och är vår kontaktperson mot ITS. Tillsammans med ekonomen sköter du registrering av inventarier i anläggningsregistret, du ansvarar också för inventering av anläggningar. 

Andra administrativa uppgifter i samband med den dagliga verksamheten kan förekomma och uppgifterna kan komma att förändras över tid. 

Kvalifikationer 

Vi söker dig som har lägst gymnasieexamen, med tidigare erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter. Det är mycket meriterande om du har erfarenhet av och är väl förtrogen med statlig högskoleförvaltning genom administrativt arbete liksom arbete med diarieföring, arkivering och kommunikationsarbete.  

Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift är ett krav.  

Vidare är det meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i några av universitetets system, t ex LADOK och universitetets koncernkatalog. 

För att vara aktuell för tjänsten krävs god kommunikativ förmåga samt förmåga att arbeta både i samverkan med andra och självständigt inom givna ramar. Rollen förutsätter serviceinriktning och flexibilitet för att hitta effektiva lösningar på praktiska utmaningar. Noggrannhet, god organisatorisk förmåga samt förmåga att prioritera och strukturera arbetsuppgifter är avgörande för att lyckas. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. 

Villkor 

Anställningen är ett vikariat på heltid under cirka 6 månader, med möjlighet till förlängning. Önskat startdatum är i januari. 

Ansökan

Ansökan ska innehålla:

• Personligt brev med en motivering till varför du söker tjänsten
• CV/meritförteckning
• Kopior av betyg och eventuella examensbevis
• Kontaktuppgifter till 2 referenspersoner från vilka rekommendationsbrev kan begäras
• Eventuella övriga meriter som du vill åberopa

Du ansöker via vårt rekryteringssystem Varbi. Ansökan ska vara inkommen senast den 31 december 2025. 

Kontakt
Närmare upplysningar lämnas av prefekt Malin Eklund Wimelius, malin.wimelius@umu.se eller HR-samordnare Cecilia Burck, cecilia.burck@umu.se.

Välkommen med din ansökan!