Institutionsadministratör - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Till vårat administrativa team vid institutionen för informatik söker vi en institutionsadministratör som trivs med ett självständigt arbete med varierande arbetsuppgifter och tycker om att ge god service. Anställningen är en tillsvidare anställning på deltid (50%) från och med hösten 2024 eller enligt överenskommelse. 

De huvudsakliga arbetsuppgifterna kommer att vara:

• Ekonomiadminstration såsom reseräkningar och resefakturor
• Forskarutbildningsadministration
• Administrativa arbetsuppgifter såsom arkivering och diarieföring, resebeställningar, övriga inköp till verksamhet och personal.
• Ansvara för arrangemang inför disputationer och personalevent etc.
• Skriva protokoll och minnesanteckningar vid möten samt uppdatera institutionens intranät
• Lokalfrågor såsom anläggningsregister, husråd, planering av möbler/lokaler samt inventering och inköp.
• Kan även innefatta studieadministration på samtliga utbildningsnivåer. Detta innefattar arbete i system såsom Ladok, Selma och NyA-webben.
• Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid och anpassas efter verksamhetens behov.

Det är ett självständigt uppdrag med stor variation i arbetsuppgifter samt goda möjligheter att påverka och utveckla goda rutiner både för det egna arbetet och i förhållande till andra anställda och studenter vid institutionen. I rollen som institutionsadministratör blir du en viktig del i institutionens stödverksamhet och förväntas kunna samarbeta och avlasta dina administrativa kollegor.

Om anställningen
Anställningen är en tillsvidare anställning på deltid (50%) från och med hösten 2024 eller enligt
överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Kvalifikationer
Vi söker dig med minst 3-årig gymnasial utbildning eller motsvarande. Du har minst 3 års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter samt har god erfarenhet av självständigt arbete som innefattar service till andra. Du har dokumenterad arbetslivserfarenhet av olika sorters administrativt arbete.

En förutsättning för anställningen är att du stimuleras och trivs med av att ha flera kontaktytor, uppdrag och arbetsuppgifter pågående samtidigt. Arbetsuppgifterna kräver vana att arbeta med datoriserade administrativa system och att du har lätt för att lära dig nya system och arbetsuppgifter. Mycket goda skriftliga och muntliga kunskaper i svenska och engelska är också ett krav.

Det är meriterande om du har tidigare arbetslivserfarenheter som kräver hög servicekänsla och ett bra bemötande. Du är van att anpassa dina arbetsuppgifter efter verksamhetens behov och hjälper gärna till där det behövs. Eftersom arbetet innebär många kontaktytor förutsätts att du är utåtriktad och har en god samarbetsförmåga. Du har stor initiativförmåga för att kunna utveckla arbetet samt vana att prioritera och ansvara för dina egna arbetsuppgifter och/eller områden. Du är öppen för nya arbetsuppgifter och är flexibel utifrån behov. Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Ansökan
Ansökan ska göras via e-rekryteringssystemet Varbi

Varmt välkommen med din ansökan!

Om vår institution
Institutionen för Informatik bedriver forskning och utbildning med fokus på digitalisering av samhälle, organisationer och vardagsliv. I vår forskning adresseras områden såsom digital transformation, användarupplevelser, digitala tjänster, digitala plattformar, artificiell intelligens, internet of things och materialitet. I våra studier av digitalisering rör vi oss i många kontexter såsom offentlig sektor, media, spel, underhållning, finansbolag, entreprenörskap, IT-bolag, tillverkande industri och handel. Vi utvecklar ständigt våra kurser och utbildningsprogram och vår institution präglas av intresse, engagemang, samarbete och stolthet. Läs mer här https://www.umu.se/institutionen-for-informatik/