Institutionsadministratör till Kemiska institutionen - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Beskrivning

Vi inrättar en ny befattning som ska utgöra ett stöd till verksamheten i syfte att säkerställa och utveckla administrativa rutiner och uppgifter. Är du en serviceinriktad och självständig administratör som trivs med varierande arbetsuppgifter? Välkommen med din ansökan senast den 15 april 2024.

Arbetsuppgifter

Som institutionsadministratör arbetar du med ett stort antal varierande administrativa uppgifter. Arbetet är omväxlande och innebär en stor del självständigt arbete där du behöver kunna hantera flera olika ärenden samtidigt och arbeta situationsanpassat.

• Vara ett stöd till ledningsgruppen och bistå med administrativt stöd i olika verksamhetsprocesser och uppgifter t.ex. planering av arrangemang, ta mötesanteckningar och samordna handlingar
• undersöka och säkerställa att institutionens administrativa processer är väl fungerande och att det finns lathundar för olika administrativa processer. Vid behov bistå i arbetet med att ta fram dessa
• hantera institutionens årskalender, arkiv och diarium
• övergripande ansvar för att hålla institutionens intranät uppdaterat
• vara ett stöd till rekryterande chefer vid introduktion av nya medarbetare (planering och genomförande)
• ansvara för institutionens personalkatalog
• övriga administrativa uppgifter kan förekomma vid behov t.ex. inköp, posthantering osv.

Kompetenskrav

Du har en utbildning på lägst gymnasienivå eller motsvarande och flera års erfarenhet från liknande administrativa arbetsuppgifter. Du har erfarenhet av att arbeta i administrativa system samt en god muntlig och skriftlig förmåga på både svenska och engelska.

Personliga egenskaper som önskas för befattningen: serviceinriktad, lösningsfokuserad, självständig, initiativrik, samarbetsvillig, flexibel, kommunikativ, god organisationsförmåga och noggrann.

Meriterande

Meriterande är att du har erfarenhet av administrativt arbete vid statlig myndighet och till ledning och/eller olika funktionsgrupper. Erfarenhet av universitetssystem som Raindance, Canvas, 365 (officepaketet) episerver, Primula eller motsvarande system från annan verksamhet. Vidare att du är tekniskt kunnig och har erfarenhet av arbete med webbverktyg.

Villkor
Anställningen är på heltid tills vidare där provanställning kan komma att tillämpas, med start så snart som möjligt, eller enligt överenskommelse. 

Ansökan
Din ansökan, bestående av CV, personligt brev som beskriver varför du söker anställningen samt relevanta intyg/betyg, görs via vårt e- rekryteringssystem och ska vara inkommen senast den 15 april 2024.

Vid frågor är du välkommen att kontakta Rosita Nilsson, administrativ chef, 090-786 59 60 rosita.nilsson@umu.se

Välkommen med din ansökan!

Om oss på kemiska institutionen
Kemiska institutionen är den största institutionen inom Teknisk-naturvetenskaplig fakultet och har närmare 200 anställda, varav ca 40 forskarstuderande och en stark och expanderande forskning. Vi omsätter ca 210Mkr/år varav 90Mkr är finansierat av externa finansiärer.