Chefsassistent/sekreterare till universitetsledningen 25% - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Beskrivning

Inom funktionen ledningsstöd, som tillhör Planeringsenheten, arbetar vi med att ge ett nära administrativt stöd till universitetsledningen. Verksamheten styrs generellt i hög grad av prioriteringar och direkta uppdrag från universitetsledningen.

Vi erbjuder en omväxlande och rolig roll som chefsassistent/sekreterare där du har ett arbete med många kontakter. På enheten finns många duktiga och trevliga medarbetare och vi hoppas att du vill bli en av oss!

Arbetsuppgifter

I din roll som chefsassistent/sekreterare till universitetsledningen arbetar du med olika typer av uppgifter som alla syftar till att administrativt stötta universitetsledningen. Arbetet innebär bland annat att hantera inkommande inbjudningar och förfrågningar, möteshandläggning såsom exempelvis att boka lokaler, möten och resor, samt att hantera och bedöma ett stort antal mejl och frågor via telefon eller direkt från medarbetare och besökare, samt andra inom ledningsstödet förekommande ärenden.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har gymnasieutbildning, gärna även administrativ eftergymnasial utbildning eller motsvarande. Vi söker dig som har minst två års erfarenhet av att arbeta med ett direkt chefsstöd med ovan nämnda arbetsuppgifter i en större organisation.

Vidare har du mycket:

- god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska,

- goda kunskaper i Office-paketet,

- god förmåga och vana av att kunna prioritera utifrån andras önskemål,

- god kunskap och vana av att arbeta i de digitala verktyg som idag används för möten och för att lagra filer och kommunicera.

Du har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter och ser möjligheter i förändringar samtidigt som du är självgående, noggrann och strukturerad i ditt arbete. Du trivs med att ge service och stöd till andra. Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet från större statlig organisation, universitet och/eller högskola.

Villkor

Anställningen är en tidsbegränsad anställning fram till och med 2024-12-31, med en omfattning på 25 procent. Tillträde snarast möjligt eller efter överenskommelse.

Du är välkommen att kontakta biträdande enhetschef Carina Henningsson telefon: 090-786 56 63, e-post: carina.henningsson@umu.se. Frågor gällande rekryteringsprocessen besvaras av HR-specialist AnnaKarin Resoluth, e-post: annakarin.resoluth@umu.se

Din ansökan skickas in via universitetets rekryteringssystem Varbi, och ska vara inkommen till Umeå universitet 14 februari, 2024. I denna rekrytering söker du enbart med ditt CV. I ansökningsformuläret kommer du att få svara på frågor om varför du söker den utlysta anställningen samt ge information om din kompetens och erfarenhet kopplat till den utlysta anställningen.  

Välkommen med din ansökan!