Institutionsadministratör - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Till våra administrativa team vid institutionen för informatik och institutionen för kost- och måltidsvetenskap söker vi en institutionsadministratör som trivs när arbetet innebär självständigt arbete med varierande arbetsuppgifter.

De huvudsakliga arbetsuppgifterna kommer att vara:

• Studieadministration på samtliga utbildningsnivåer. Detta innefattar arbete i system såsom Ladok, Selma och NyA-webben.
• Forskarutbildningsadministration.
• Administrativa arbetsuppgifter såsom arkivering och diarieföring, inköpsbeställningar, arrangemang inför disputationer samt skriva protokoll och minnesanteckningar vid möten.
• Viss fakturahantering, resebeställningar och reseräkningar.
• Lokalfrågor såsom anläggningsregister, planering av möbler/lokaler samt inventering och inköp.
• Viss administration av teknikutrustning, webb och sociala medier.
• Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid och anpassas efter verksamhetens behov.

Denna anställning är ett samarbete mellan institutionen för informatik och institutionen för kost- och måltidsvetenskap där din roll kommer innebära att du fördelar din tid mellan institutionerna. Det är ett självständigt uppdrag med stor variation i arbetsuppgifter samt goda möjligheter att påverka och utveckla goda rutiner både för det egna arbetet och i förhållande till andra anställda och studenter vid institutionerna.

Vid institutionerna finns ett administrativt team bestående av HR-samordnare, ekonomisamordnare och studieadministratör. I rollen som institutionsadministratör blir du en del i detta team och förväntas kunna samarbeta och avlasta dina administrativa kollegor.

Om anställningen

Anställningen är en tillsvidare anställning på heltid från och med hösten 2023 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas. 

Kvalifikationer

Vi söker dig med minst 3-årig gymnasial utbildning eller motsvarande. Du har minst 3 års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter samt har god erfarenhet av självständigt arbete som innefattar service till andra.  Du har dokumenterad arbetslivserfarenhet av olika sorters administrativt arbete. 

En förutsättning för anställningen är att du stimuleras och trivs med av att ha flera kontaktytor, uppdrag och arbetsuppgifter pågående samtidigt. Arbetsuppgifterna kräver vana att arbeta med datoriserade administrativa system och att du har lätt för att lära dig nya system och arbetsuppgifter. Mycket goda skriftliga och muntliga kunskaper i svenska och engelska är också ett krav. Det är meriterande om du har tidigare arbetslivserfarenheter som kräver hög servicekänsla och ett bra bemötande.

Du är van att anpassa dina arbetsuppgifter efter verksamhetens behov och hjälper gärna till där det behövs. Eftersom arbetet innebär många kontaktytor förutsätts att du är utåtriktad och har en god samarbetsförmåga. Du har stor initiativförmåga för att kunna utveckla arbetet samt vana att prioritera och ansvara för dina egna arbetsuppgifter och/eller områden. Du är öppen för nya arbetsuppgifter och är flexibel vid behov. Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Ansökan

Ansökan ska göras via e-rekryteringssystemet Varbi

Läs gärna mer om Institutionen för informatik och Institutionen för kost- och måltidsvetenskap på våra sidor:
www.umu.se/informatik
www.umu.se/institutionen-for-kost-och-maltidsvetenskap/

Välkommen med din ansökan!