Studieadministratör - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Beskrivning

Vi söker nu en studieadministratör till Statsvetenskapliga institutionen med tillträde den 1 juli eller enligt överenskommelse. Tjänsten är en tillsvidareanställning. 

Arbetsuppgifter

Som studieadministratör är du en viktig kugge i hjulet för att stödja och ge service till både studenter och undervisande personal i studieadministrativa ärenden. Du är institutionens ansikte utåt mot våra svenska och internationella studenter.

Arbetsuppgifterna består av administration av våra kurser inom statsvetenskap samt freds- och konfliktstudier. Du har ansvar för registrering av studenter och rapportering av resultat, ansvar för att relevant information finns på Studentwebben för anmälan till tentamen, boka lokaler och administrera skriftlig tentamen, hantera utlämning av studentarbeten och tentamina, samt att administrera uppsatser och därtill hörande utlåtanden.

Du är en nyckelperson i arbetet med Ladok 3 och utgör stöd till institutionens lärare. Vidare ingår det att administrera kurs-och litteraturlistor till bokhandeln, utgöra stöd till lärarna i användandet av Canvas och ansvara för att utbildningssidorna på webben är aktuella och ändamålsenliga. Andra viktiga uppgifter är att ansvara för hanteringen av kursplaner, kurstillfällen och litteraturlistor i Selma, arkivera studerandematerial, stödja lärare i deras vardagliga arbete, såsom dela ut material etc. samt att stödja studierektor i framtagandet av underlag inför diverse analyser.

Institutionen kommer under det kommande året att utveckla arbetet med studentrekrytering på kandidat- och mastersnivå samt praktikplatshantering. Inom dessa två områden kommer du, tillsammans med studievägledaren, att ha ett stort ansvar över processerna. Det innebär bland annat att skapa ett kontaktnätverk med olika arbetsgivare som erbjuder praktikplatser och uppsatsskrivning samt att genomföra olika aktiviteter för att marknadsföra våra program. 

Du stödjer också studievägledarens arbete med välkomstbrev och introducerande information till studenter. Du ingår i institutionens organisation för studieadministration vilket tidvis kan innebära att du tillfälligt behöver utgöra stöd vid arbetstoppar eller vid medarbetares sjukdom eller ledighet. Övriga administrativa uppgifter inom institutionen kan förekomma.

Den anställde är ansvarig, tillsammans med studierektor, för att en rad processer fungerar vid institutionen. Arbetet innebär ett nära samarbete med studierektor, lärare, studievägledare och övrig administrativ personal. Du kommer ingå i ett team om totalt åtta administratörer. Att medverka till utvecklingen av processer och rutiner för en effektiv studieadministration med hög kvalitet är en viktig del av arbetet.

Kompetenskrav

Vi söker dig som har examen på lägst gymnasienivå eller motsvarande. Du har några års erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom myndighet. Det är en fördel om du tidigare arbetat med olika typer av studentkontakter. Det är en merit om du har en samhällsvetenskaplig grundexamen på universitets- eller högskolenivå.

Övriga kvalifikationer

Vi söker dig som är noggrann, ansvarstagande och har en god samarbetsförmåga. Du behöver ha god servicekänsla och tar gärna egna initiativ för att lösa praktiska problem. Arbetet ställer mycket höga krav på självständighet, samt förmågan att vid arbetstoppar kunna hantera många ärenden samtidigt. Administrativ erfarenhet inom högskola/universitet är mycket meriterande.

God datorvana (användande av Office-program) krävs för arbetet. Inom Umeå universitet används Microsoft Teams och Zoom som de främsta digitala kommunikationskanalerna. Meriterande är också om du har kunskaper inom webbpubliceringssystemet Episerver.

Erfarenhet av de system som Umeå universitet använder för studieadministrativa ärenden, såsom Ladok, Selma, NyA, Canvas etc. är meriterande.

Du ska kunna uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska samt kunna kommunicera på ett tillfredställande sätt med våra internationella studenter på engelska. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Ansökan

Din ansökan skickas in via universitetets rekryteringssystem Varbi, och ska vara inkommen till Umeå universitet senast den 24 maj.

I denna rekrytering söker du enbart med ditt CV. Vi har valt att ta bort det personliga brevet ur ansökningsprocessen. I ansökningsformuläret kommer du att få svara på frågor om varför du söker den utlysta anställningen samt ge information om din kompetens och erfarenhet kopplat till den utlysta anställningen. Målet är att skapa en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss.