Kommunikatör med fokus på arrangemang/event, Kommunikationsenheten - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Beskrivning

Kommunikationsenheten vid Umeå universitet ansvarar för universitets interna och externa kommunikation. Vi erbjuder en kreativ och utvecklande miljö på en större kommunikationsenhet med olika ansvarsområden inom integrerad kommunikation såsom innehållsarbete i digitala och sociala medier, grafisk produktion, webb, arrangemang och studentrekrytering. Tillsammans arbetar vi med att skapa förutsättningar för effektiv och engagerande kommunikation som bidrar till att universitetets strategiska mål och vision uppnås.

För universitetet är våra arrangemang och fysiska möten en viktig del av den akademiska kulturen och traditionen. Nu söker vi en kommunikatör som ska projektleda i huvudsak de akademiska högtiderna. Kommunikationsenheten genomför projekten för Vårpromotionen och Årshögtiden på uppdrag av universitetets ceremonimästare.

Vid Vårpromotionen promoveras doktorer som avlagt doktorsexamen samt jubeldoktorer och pedagogiska och vetenskapliga priser delas ut. Detta arrangemang sker årligen, oftast i maj. På hösten genomförs Årshögtiden där nya professorer installeras, hedersdoktorer promoveras och vetenskapliga priser delas ut. De akademiska högtiderna är arrangemang som förutom att fira ny forskning också är ett sätt att lyfta stolthet inom vår organisation.

Du ingår i ett team som har arrangemang och studentrekrytering som huvudsakliga uppgifter. Tillsammans i teamet utvecklar ni verksamheten för arrangemang, upplevelser och möten som är en viktig kanal för vår organisation och kommunikation.

Arbetsuppgifter

I rollen som projektledare ansvarar du för att planera arbetet och leda projektgruppen i samråd med ceremonimästaren. Vidare tar du också ansvar för att kommunicera arrangemangen tillsammans med andra inom enheten. Det kan till exempel innebära att beställa produktion av marknadsföringsmaterial, skrifter, webb, rörligt material etc både från vår egen Inhousebyrå eller externa producenter

Arbetet karaktäriseras av bredd och variation och innebär många kontaktytor, både internt på Umeå universitet och med externa parter. Rollen innebär stundtals hög arbetsbelastning vilket kräver att du kan arbeta både med flera korta deadlines och arbetsuppgifter samtidigt, och ändå få till ett gott samarbete och leverans.

Vårpromotionen och Årshögtiden som utgör den huvudsakliga delen av denna anställning innebär relativt omfattande administrativa processer exempelvis informationshantering och bearbetning såsom hantering av flera hundra inbjudna gäster, löpande kommunikation och bordsplacering m.m. Just nu pågår ett arbete med att digitalisera och effektivisera dessa processer, som du också kommer att vara med och utforma.

Utöver de akademiska högtiderna kommer du också att arbeta med andra event och arrangemang, både nya koncept som vi håller på att ta fram och etablerade arrangemang.

Kvalifikationer

För att lyckas i arbetet med att projektleda större möten och arrangemang vid Umeå universitet vid Kommunikationsenheten, vill vi att du har ett gediget intresse och god erfarenhet av projektledning med fokus på arrangemang. Du har erfarenhet av att arbeta i eller med en större organisation och med fördel också av den akademiska världen. Du vurmar för det fysiska mötet och upplevelserna som sker i dessa både före, under och efter arrangemanget.

Vi söker dig som:

• Har relevant högskoleutbildning
• Flerårig relevant erfarenhet av arbete med event, arrangemang och/ eller mässor
• Flerårig relevant erfarenhet inom projektledning
• Har god administrativ förmåga och mycket goda kunskaper i Microsoft Excel
• Har god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift och använda engelska som arbetsspråk

Personliga förmågor:

• God samarbetsförmåga, verkar för goda relationer både internt och externt
• Ansvarstagande och proaktiv
• Prestigelös och lösningsfokuserad

Det är meriterande om du har erfarenhet av:

• Arbete i en större organisation eller myndighet, gärna inom akademin
• Produktionsledning
• Att leda och genomföra komplexa administrativa projekt
• Marknadsföra och kommunicera arrangemang
• Kontakter med leverantörer

Villkor

Anställningen är en tillsvidareanställning, provanställning kan komma att tillämpas efter överenskommelse.

Ansökan och arbetsprov

Med ansökan ska du bifoga ett arbetsprov som kan visa på din erfarenhet inom projektledning av arrangemang/event. Beskriv hur du projektlett eller produktionslett ett större arrangemang.

I beskrivningen:

• Vilken roll hade du i projektet? Hur många var ni i projektgruppen och på uppdrag av vem/ vilka?
• Beskriv kortfattat hur ni genomförde projektet utifrån dess syfte.

Arbetsprovet bifogas som PDF eller dylikt max två A4 sidor.

Välkommen med din ansökan!