Administrativ samordnare - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Institutionen för ekologi, miljö och geovetenskap söker nu en administrativ samordnare med fokus på institutionsfrågor samt administrativt- och strategiskt stöd till institutionens ledningsgrupp. Rollen är bred och du kommer att fungera som ”spindeln i nätet” för dessa områden. Anställningen är tillsvidare med start 2022-11-01 eller enligt överenskommelse. Välkommen med din ansökan senast 2022-10-07.

Arbetsuppgifter
I rollen kommer du att fungera som ett konsultativt och administrativt stöd till prefekter och studierektor inom exempelvis områden som remisshantering, internweb, bemanningsplanering, verksamhetsplanering, mötesplanering samt personalevent.

Du kommer att ingå i institutionens ledningsgrupp och krisgrupp. Arbetet i ledningsgruppen innebär att tillsammans med prefekten långsiktigt analysera, utvärdera och planera institutionens kärnverksamhet inklusive komplexa personal- och lokalfrågor. Arbetet i krisgruppen innebär att tillsammans med gruppen ansvara för och arbeta med förebyggande och akuta åtgärder. Du kommer också att fungera som ett stöd till HR- och ekonomisamordnare. Vidare ingår att självständigt driva verksamhets- och utvecklingsarbete utifrån dem riktlinjer och planer som sätts upp i samråd med prefekten.  

Rollen som administrativ samordnare innebär också att du är den som samordnar institutionens arbete med exempelvis bemanningsarbete, verksamhetsberättelse, verksamhetsplan och inkommande remisser. Du är även den som kallar till och planerar för olika möten som ledningsgruppsmöte, kanslimöte, lokal samverkansgrupp, beslutsmöte samt arbetsplatsträffar. Den administrativa samordnaren fungerar även som sekreterare vid LSG och beslutsmöte.

Som administrativ samordnare ansvarar du för bemanningsplaneringssystemet, forskarladok, institutionens funktionsmail, diarium, bostäder för inkommande personal och planering av institutionens lokaler.

En viss ekonomiadministration så som hantering av reseräkningar och utläggsräkningar ingår. Likväl som hantering av arvodering och olika ersättningar och ansvar för konteringar.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleexamen från personalvetarprogrammet eller motsvarande, eller annan relevant utbildning. Arbetet kräver god datorvana och att du känner dig bekväm med att arbeta i flertalet administrativa system. God förmåga att kommunicera på såväl svenska och engelska är också ett krav.

För att trivas med anställningen bör du vara serviceinriktad och flexibel och stimuleras av att ha flera kontaktytor, uppdrag och arbetsuppgifter pågående samtidigt. Du behöver kunna prioritera bland arbetsuppgifter och ska ha lätt för att samarbeta. För rollen krävs också att du har förmåga att arbeta självständigt och ta eget ansvar för ditt arbete.

Ett par års erfarenhet av administrativt arbete vid högskola och universitet är starkt meriterande. Erfarenhet av att ha arbetat med universitetets administrativa system såsom Ladok, BPS, Raindance, Primula, Varbi och Adato är också meriterande. Meriterande är även tidigare arbete i ledningsgrupp.  

Stor vikt kommer att läggas på personlig lämplighet.

Ansökan
Din ansökan, skriven på svenska, ska vara inkommen senast 2022-10-07 och innehålla:

• CV och personligt brev
• Examensbevis och betyg
• Kontaktuppgifter till tre referenspersoner

Kontakt
För frågor rörande anställningen, vänligen kontakta prefekt Jon Moen: jon.moen@umu.se

Institutionen för ekologi, miljö och geovetenskap (EMG) bedriver forskning och forskarutbildning inom ämnena ekologi, miljövetenskap och naturgeografi. Institutionen har ca 150 medarbetare. För mer information, se www.emg.umu.se.