Studieadministratör - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Vår studieadministratör kommer vara föräldraledig och vi söker därför en vikarie. Anställningen är på heltid under 1 år och 7 månader med möjlig förlängning. Tillträde 1 november 2021 eller enligt ök.

Som studieadministratör är du en viktig kugge i hjulet för att stödja och ge service till både studenter och undervisande personal i studieadministrativa ärenden. Du är institutionens ansikte utåt mot våra svenska och internationella studenter.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Arbetsuppgifterna består av studieadministration av våra kurser inom statsvetenskap, samt freds- och konfliktstudier. Du har ansvar för registrering av studenter och rapportering av resultat, ansvar för att relevant information finns på Studentwebben för anmälan till tentamen, boka lokaler och administrera skriftlig tentamen, hantera utlämning av studentarbeten och tentamina, samt att administrera uppsatser och därtill hörande utlåtanden.

Du är en nyckelperson i arbetet med Ladok 3 och utgör stöd till institutionens lärare. Vidare ingår det att administrera kurs-och litteraturlistor till bokhandeln, utgöra stöd till lärarna i användandet av Canvas och ansvara för att utbildningssidorna på webben är aktuella och ändamålsenliga.

Andra viktiga uppgifter är att ansvara för hanteringen av kursplaner, kurstillfällen och litteraturlistor i Selma, arkivera studerandematerial, stödja lärare i deras vardagliga arbete, såsom dela ut material etc. samt att stödja studierektor i framtagandet av underlag inför diverse analyser. Du stödjer också studievägledarens arbete med välkomstbrev och introducerande information till studenter.

Du ingår i institutionens organisation för studieadministration vilket tidvis kan innebära att du tillfälligt behöver utgöra stöd vid arbetstoppar eller vid medarbetares sjukdom eller ledighet.

Övriga administrativa uppgifter inom institutionen kan förekomma.

Arbetet innebär ett nära samarbete med studierektor, lärare, studievägledare och övrig administrativ personal. Du kommer ingå i ett team om totalt åtta administratörer. Att medverka till utvecklingen av processer och rutiner för en effektiv studieadministration med hög kvalitet är en viktig del av arbetet.

Kompetenskrav

Vi söker dig som har examen på lägst gymnasienivå eller motsvarande. Du har några års erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom myndighet. Administrativ erfarenhet inom högskola/universitet är mycket meriterande. Det är en fördel om du arbetat med olika typer av studentkontakter.

Det är en merit om du har en samhällsvetenskaplig grundexamen på universitets- eller högskolenivå.

Erfarenhet av de system som Umeå universitet använder för studieadministrativa ärenden, såsom Ladok, Selma, NyA, Canvas etc. är meriterande.

Övriga kvalifikationer 

Arbetet ställer mycket höga krav på självständighet, samt förmågan att vid arbetstoppar kunna hantera många ärenden samtidigt.

Du behöver ha god servicekänsla och vara noggrann i ditt arbete. Vi söker dig som är självgående, ansvarstagande och har en god samarbetsförmåga. Du tar gärna egna initiativ för att lösa praktiska problem.

God datorvana (användande av Office-program) krävs för arbetet. Inom Umeå universitet används Microsoft Teams och Zoom som de främsta digitala kommunikationskanalerna. Du ska kunna uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska samt kunna kommunicera på ett tillfredställande sätt med våra internationella studenter på engelska.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övriga upplysningar

Närmare upplysningar lämnas av prefekt Magnus Blomgren, magnus.blomgren@umu.se, 090-786 61 71 eller studierektor Ann-Sofi Rönnbäck, ann-sofi.ronnback@umu.se, 090-786 57 01.

För uppgift om våra program och kurser, se här

Statsvetenskapliga institutionen har drygt 70 anställda och svarar för forskning och utbildning inom ämnena statsvetenskap, freds- och konfliktstudier samt utbildningsledarskap. Förutom studier på samtliga nivåer inom dessa ämnen finns vid institutionen en omfattande forskningsverksamhet. För mer information, se här

Ansökan

Ansökan görs via e-rekryteringssystemet Varbi. Bifoga CV och personligt brev samt övrig information som du önskar åberopa. Ansökan ska vara inskickad senast 2021-09-23.

Välkommen med din ansökan!