Produktionsansvarig akademiska högtider, Kommunikationsenheten - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Beskrivning

Umeå universitetets kommunikationsenhet och Inhousebyrå ger kommunikationsstöd till fakulteter, institutioner, universitetsförvaltning och ledning. Kommunikationsenheten arbetar med universitetsgemensam extern och intern kommunikation, studentrekrytering, studentkommunikation, extern och intern webb samt event och arrangemang. Inhousebyrån ger service kring grafisk produktion, film, foto och webb.

Umeå universitets akademiska högtider består av Vårpromotionen på våren och Årshögtiden på hösten. Vid Vårpromotionen promoveras doktorer som avlagt doktorsexamen samt jubeldoktorer och pedagogiska och vetenskapliga priser delas ut. Vid Årshögtiden installeras nya professorer, hedersdoktorer promoveras och vetenskapliga priser delas ut. Dessa högtider har anor från medeltiden och en stor vikt ligger i att bevara de gamla traditionerna som förekommer vid alla svenska universitet och högskolor. Vi erbjuder nu en spännande, kreativ och ansvarsfull roll som produktionsansvarig för Umeå universitets akademiska högtider.

Arbetsuppgifter

Vi söker en kommunikatör som ska arbeta som projektledare och tillsammans med Umeå universitets ceremonimästare genomföra högtiderna. Som projektledare är du produktionsansvarig för de arrangemang som årligen görs inom de akademiska högtiderna. I rollen som projektledare ansvarar du för att planera och leda arbetet i arbetsgruppen som finns på Kommunikationsenheten. Projektet kräver täta och noggranna avstämningar av hur arbetet fortskrider och många snabba beslut. En stor del praktiskt arbete i leveransen av arrangemangen ingår även i uppdraget. Bland uppgifterna ingår också ansvar för samarbetet med Inhousebyrån som producerar grafiskt material, trycksaker, foto och film till högtiderna, föra dialogen med ceremonimästaren samt förbereda underlag för beslut.

Förutom de akademiska högtiderna hanterar Kommunikationsenheten även ett flertal andra arrangemang, event och mässor varje år, allt från stora till små. Du kommer under lugnare perioder få ansvara över eller vara delaktig i några av dessa. I arbetet med akademiska högtider eller andra event och arrangemang ska du kunna både leda arbetet som projektledare men även arbeta som producent. Du kommer att jobba med stort och smått, så det är viktigt att du är prestigelös och kan hugga tag i arbetsuppgifter där det behövs.

Kvalifikationer

Du ska ha relevant högskoleutbildning eller motsvarande och minst fem års arbetslivserfarenhet med huvudsakliga arbetsuppgifter inom arrangemang. Du ska även ha erfarenhet av arbete med arrangemang inom eller mot en större organisation eller universitet. Vidare är det viktigt att du har erfarenhet av konceptualisering inom området eftersom en del av ditt arbete kommer att bestå av att successivt vidareutveckla arbetssätt och förbättra vissa befintliga koncept.

Vi söker dig som har erfarenhet av att leda grupper och projektgrupper mot ett gemensamt mål samt att du kan hantera och planera komplexa projekt. Du ska kunna ta ansvar för ett helt eller en del av ett projekt och planera och leda personer och andra kontakter och resurser för att lösa uppdraget och leverera i tid. Du ska ha stor vana av att arbeta i arbetsgrupper och ha god samarbetsförmåga även under press med korta deadlines. Du ska ha en administrativ förmåga eftersom detaljer är av största vikt i arbetet samt mycket goda kunskaper i Microsoft Excel och Word.

Du ska ha erfarenhet av att marknadsföra och kommunicera arrangemang men även en vana av att beställa produktion av marknadsföringsmaterial och kampanjer i olika media. Du ska ha god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift. Du kan även hantera engelska som arbetsspråk i vanliga situationer, både i tal och skrift.

Som person har du lätt att skapa goda relationer med chefer, medarbetare och kontakter utanför universitetet. Du är initiativrik, självgående, flexibel och anpassningsbar efter förändrade förhållanden och trivs med detta, även när det går fel. Du är även bra på att samarbeta och skapa relationer i både större och mindre sammanhang och i nätverk. Det är viktigt att du är ansvarstagande och kan självständigt driva dina arbetsuppgifter framåt.

Det är meriterande om du har tidigare erfarenheter av Umeå universitet, vilket innebär att du har en erfarenhet och förståelse för vårt uppdrag- utbildning och forskning.

Villkor

Anställningen är en tillsvidaretjänst, provanställning på sex månader kan komma att tillämpas.

Ansökan med arbetsprov

I din ansökan vill vi att du bifogar ett arbetsprov där du beskriver hur du har varit med och löst eller projektlett ett arrangemang med mer än 500 sittande gäster.

I beskrivningen vill vi att du svarar på:

• Vilken roll hade du i projektet?
• Hur löste du dina arbetsuppgifter? Beskriv metoden som du använde.
• Uppstod några problem innan, under och efter arrangemanget? Hur löste du dessa?
• Hur utvärderade du ditt arbete eller hela projektet? Vad tog du med dig till kommande projekt?
• Hur kvalitetssäkrade du arbetet?

Sista ansökningsdag är den 31 maj. Välkommen med din ansökan!