Administrativ samordnare - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Humlab är en mötesplats för humaniora, kultur och informationsteknik vid Umeå universitet. Vi arbetar främst inom forskning och undervisning med studenter, forskare, lärare, konstnärer, entreprenörer, nationellt och internationellt, över traditionella akademiska gränser. Verksamheten inkluderar en öppen studiomiljö som sträcker sig över två campus och flera olika digitala plattformar. Humlab är en arbetsenhet under Humanistisk fakultet. Vi har ca 20 anställda inom forskning, undervisning, teknisk support och utveckling samt administrativ personal. Läs mer om oss på här.

Beskrivning

Humlab söker en vikarie som administrativ samordnare. Huvudsakliga uppgift är att bistå Humlabs föreståndare i det administrativa arbetet. Du utgör ett kvalificerat stöd inom främst ekonomi- och HR-området, men även inom övriga administrativa områden vid enheten. Som administrativ samordnare ingår du i Humlabs ledningsgrupp. Anställningen ger dig goda möjligheter att utveckla din kompetens, att få en god inblick och vara delaktig i ledningsuppdrag.

Som administrativ samordnare vid Humlab är du intresserad av verksamheten och hur administrativa processer och rutiner tillämpas och kan utvecklas för att kunna bedriva verksamheten på bästa sätt.

Arbetsuppgifter

Ledningsstöd:
● Utreda, analysera och redovisa beslutsunderlag (budget, prognoser, bokslut, verksamhetsplanering och uppföljning) till övriga ledningsgruppen
● Delaktig i verksamhetens strategiska arbete och därmed även delaktig i framtagande av verksamhetsberättelser, verksamhetsplaner samt övriga strategiska dokument
● Leda och utveckla enhetens administrativa processer och rutiner
● Medverka i ledningsgrupp

Ekonomi:
● Upprätta budget, prognoser, budgetuppföljning och bokslut
● Uppföljning och analys av ekonomiskt resultat samt konsekvensanalys ur ekonomiska perspektiv utifrån olika scenarios
● Hantering och redovisning av externa medel, samt verka som stöd i det strategiska arbetet i anslutning till ansökningar
● Stödja föreståndare samt enhetens forskare och tekniska personal vid ansökningar om externa bidrag genom upprättande av fullkostnadskalkyler, projektuppföljningar mm
● Administrera samarbetsavtal och kontrakt med externa finansiärer och andra externa parter samt med Humlabs uppdragsgivare inom Umeå universitet
● Löpande ekonomiadministration såsom hantering av leverantörs- och kundreskontra, granskning av reseräkningar samt diarieföring, arkivering och inventering

HR:
● Samordna och driva rekryteringsprocesser, allt ifrån upprättande av rekryteringsprövningar, annonsunderlag, delaktig i urval till dokumentation såsom anställningsavtal mm, där även hantering av platsannonser i e-rekryteringssystemet Varbi ingår
● Tillsammans med tekniskt ansvarig upprätta bemanningsplanering för enhetens personal för underlag till föreståndaren
● Stöd i tillämpningen av lagar och avtal i samband med anställningar och vissa löpande anställningsfrågor
● Stöd i upprättande och uppdatering av befattningsbeskrivningar

Arbetsmiljö:
● Delaktig i att utveckla rutiner och arbetssätt inom arbetsmiljöområdet
● Delaktig i genomförande av arbetsmiljöronder samt uppföljning av resultat och åtgärder utifrån dessa

Övriga administrativa arbetsuppgifter:
● Verka för att universitetets samverkansavtal efterföljs på enheten samt ansvara för att erforderliga rutiner inom samverkansprocessen efterlevs
● Protokollföring vid exempelvis enhetens arbetsplatsträffar, ledningsgruppsmöten och beslutsmöten
● Övriga förekommande administrativa arbetsuppgifter i samband med den dagliga verksamheten

Arbetsuppgifterna kan variera något om de behöver anpassas utifrån verksamhetens behov.

Kvalifikationer

Examen på högskolenivå inom ekonomi alternativt lång erfarenhet som kan bedömas likvärdig.

Flerårig erfarenhet av ekonomiadministrativt arbete, bland annat arbete med att upprätta budget, prognos och fullkostnadskalkyler.

God förmåga att, utifrån ett ekonomiskt perspektiv ge ett kvalificerat ledningsstöd i verksamhetens strategiska arbete.

God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift både på svenska och engelska samt goda kunskaper i Officepaketet och särskilt Excel.

God förmåga att se samband, skapa enkla och tydliga strukturer samt att beskriva dem på ett pedagogiskt sätt.

God förmåga att arbeta utvecklingsinriktat och analytiskt.

God samarbets- och initiativförmåga samt förmåga att kunna arbeta målmedvetet och effektivt.

Övriga önskvärda kvalifikationer

Vi ser gärna att du har kunskaper om universitet/högskola som organisation, där erfarenhet från Umeå universitet och dess administrativa rutiner och system bedöms särskilt meriterande.

Meriterande är även tidigare erfarenhet av HR-arbete. Vidare ser vi gärna att du har erfarenhet av att förbereda underlag för verksamhetsstrategiska dokument såsom verksamhetsplan och -berättelse men även budgetkommentarer, remissvar etc.

Ansökan

Ansökan skall innehålla ett personligt brev, CV, kopior på relevanta betyg och intyg samt kontaktuppgifter till två referenser. Ansökan sker genom Umeå Universitets rekryteringssystem, senast 7:e januari 2020.

Övriga upplysningar

Tillträde 2020-02-01 eller enligt överenskommelse. Vikariat sträcker sig tom 2021-02-15. Upplysningar lämnas av föreståndare Stefan Gelfgren, 090-786 50 87, stefan.gelfgren@umu.se eller administrativ samordnare Ingela Westerlund, 090-786 65 83, ingela.westerlund@umu.se

Välkommen med din ansökan!