Administratör - Bostadsförmedling, 100% tillsvidare - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Beskrivning
Umeå universitet förhyr cirka 235 000 m2 lokaler för vår forskning och utbildning. Lokalförsörjningsenheten arbetar inom områdena lokalförsörjning, säkerhet, fysisk arbetsmiljö, hållbarhet och bostad. Bostadsförmedlingen startade 2021 i syfte att ordna ett första boende till internationella studenter och gästforskare. Totalt upprättades ca 1100 kontrakt med studenter och ca 150 kontrakt med Gästforskare under 2021.

Arbetsuppgifter

Hos oss på bostadsförmedlingen arbetar tre bostadsförmedlare med bostadsuthyrning för internationella studenter och gästforskare enligt en dokumenterad process baserat på de regler som är fastställda för den interna bostadsförmedlingen.

Det ingår även i dina arbetsuppgifter att säkerställa att information om varje hyresobjekt (studentrum/ lägenhet) finns beskrivet i det administrativa systemstödet, Pondus PRO. Du är den som står för kontinuiteten och säkerställer att all data är korrekt i systemet.

Du kommer att vara i kontakt med såväl presumtiva internationella gästforskare och studenter för att besvara frågor kring bostadsuthyrningen som sker via Umeå Universitets bostadsförmedling på engelska i tal och skrift.

Genom en fastställd köhantering upprättas andrahandskontrakt samt information till hyresgästen inför ankomst. Under hela boendetiden sker löpande kommunikation med hyresgäst via felanmälan och andra kontaktvägar (mejl, telefon och chat).

Uppföljning av hyresaviseringar i vårt ekonomiadministrativa system Raindance ingår i dina arbetsuppgifter.

I dina arbetsuppgifter ingår;

• Säkerställa data i administrativa systemstödet Pondus Pro
• Uppföljning av reskontra i ekonomisystemet Raindance (inbetalningar från hyresgäst)
• Handläggning av uthyrning dvs. upprättar kontrakt samt löpande kontakt med bostadssökande 
• Handläggning av felanmälningar samt följer upp åtgärder med fastighetsägare och återkopplar till hyresgäst.
• Kommunikation på engelska i tal och skrift. Alla hyresgäster är engelsktalande

Kvalifikationer

• Universitets- eller högskoleexamen inom ekonomi
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
• Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete
• Ansvarstagande, självgående, strukturerad, ordningsam och kommunikativ

Meriterande:

• Erfarenhet av bostadsförmedling och/eller hotelladministration.

Villkor

Anställningen avser en tillsvidare anställning på 100% med tillträde 2022-09-01. För ytterligare information är du välkommen att ta kontakt med områdeschef Lena Bohlin, e-post: lena.bohlin@umu.se. För frågor gällande rekryteringsprocessen kontakta HR-specialist Tatja Anundsson, e-post: tatja. anundsson@umu.se, tel: 090-786 70 30

Facklig information lämnas av SACO tel: 090-786 53 65, SEKO civil tel: 090-786 52 96 samt ST tel:090-786 54 31.

Du är varmt välkommen med din ansökan senast 2022-05-30!