Administratör till Kommunikationsenheten - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Beskrivning

Kommunikationsenheten vid Umeå universitet arbetar med universitetsgemensam extern och intern kommunikation, studentrekrytering, studentkommunikation, extern och intern webb, presstjänst, ledningsstöd till universitetsledning och universitetsförvaltning, profilprodukter samt event och arrangemang. Enhetens inhousebyrå gör grafisk produktion, webb, film och foto. Vår mission är att med kommunikation stärka universitetets utbildning och forskning och varumärket Umeå universitet för att universitetets verksamheter ska få de bästa förutsättningarna att nå sina mål.

Vi behöver nu förstärkning i vår arbetsgrupp som arbetar mot universitetets akademiska högtider. Det senaste året med pandemi har gjort att flera arrangemang har tvingats ställas in. Det innebär att vi nu ska producera dubbla årshögtider under 2022 samt en vårpromotion under våren med dubbla ceremonier. Vi erbjuder en tillfällig roll som administratör inom spännande, roliga och viktiga arrangemang.

Arbetsuppgifter

Dina arbetsuppgifter består till stor del att stötta teamet där det behövs. Exempel på arbetsuppgifter är:

• Kontakt och samordning av externa såväl interna gäster
• Kontroll- och korrekturläsning
• Sammanställa information
• Databashantering och dokumentation
• Beställningar och bokningar av varor och tjänster
• Praktiska förberedelser inför högtiderna
• Vara del av teamet på plats under arrangemangen som värd eller annan roll

Kvalifikationer

Vi vill att du har en relevant eftergymnasial utbildning och du ska ha arbetslivserfarenhet från administrativa arbetsuppgifter så som samordning, beställningar, bokningar, leverantörskontakter och kunna arbeta i Excel eller liknande program. Du ska också vara van att arbeta efter tidscheman och kunna leverera i tid. Det är viktigt att du har ett intresse av administrativa arbetsuppgifter som planering, administrering och samordning. Du ska kunna hantera engelska som arbetsspråk i vanliga situationer, både i tal och skrift.

För arbetsuppgifterna krävs att du är noggrann och har sinne för detaljer, du är van att kunna hantera många arbetsuppgifter och trivs i en miljö med snabba puckar. Du är självgående och det är viktigt att du är flexibel, prestigelös och hugger tag i arbetsuppgifter där det behövs. Det är viktigt att du tar egna initiativ till att bidra i arbetet. Du ska känna dig bekväm med att få en rutinbeskrivning i handen och utföra uppgiften på egen hand i den mån det går. Samtidigt får du inte vara rädd för att be om hjälp när det behövs. Du ska ha god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift. Vi vill också att du ska ha en känsla och förståelse för vad ett gott värdskap innebär.

Det är meriterande om du har arbetat inom annan offentlig verksamhet, stor organisation eller universitet. Meriterande är även om du tidigare har erfarenhet av att genomföra och varit delaktig i planeringen av arrangemang.

Villkor

Anställningen är en allmän visstidsanställning till och med 2022-05-31. Vi vill att du ska kunna börja så snart som möjligt. I anställningen ingår helg- och kvällsarbete under högtiderna.