Umeå universitet, Humanistisk fakultet

Umeå universitet satsar på kreativa miljöer för studier och arbete. Hos oss finns attraktiva utbildningar, världsledande forskning och utmärkta innovations- och samverkansmöjligheter. Fler än 4 300 medarbetare och 33 000 studenter har redan valt Umeå universitet. Välj oss du också.

Humlab är en mötesplats för humaniora, kultur och informationsteknik vid Umeå universitet. Vi arbetar främst inom forskning och undervisning med studenter, forskare, lärare, konstnärer, entreprenörer, nationellt och internationellt, över traditionella akademiska gränser. Verksamheten inkluderar en öppen studiomiljö som sträcker sig över två campus och flera olika digitala plattformar. Humlab är en arbetsenhet under Humanistisk fakultet. Vi har ca 20 anställda inom forskning, undervisning, teknisk support och utveckling samt administrativ personal. Läs mer om oss på här.

Beskrivning

Humlab söker en vikarie som administrativ samordnare. Huvudsakliga uppgiften är att bistå Humlabs föreståndare i det administrativa arbetet. Du utgör ett kvalificerat stöd inom främst ekonomi men delar av HR-stöd kommer att ingå. Även andra administrativa uppgifter kan komma att ingå. Som administrativ samordnare ingår du i Humlabs ledningsgrupp och utgör en viktig del av Humlabs verksamhetsutveckling. Anställningen ger dig goda möjligheter att utveckla din kompetens, att få en god inblick och vara delaktig i ledningsuppdrag.

Som administrativ samordnare vid Humlab är du intresserad av verksamheten och dess utveckling.

Arbetsuppgifter

Huvuddelen av arbetsuppgifterna utgörs av ekonomirelaterade uppgifter och består av följande:

● Upprätta budget, prognoser, uppföljningar och bokslut för enheten

● Hantering och redovisning av extern finansiering

● Stödja föreståndare samt enhetens forskare och tekniska personal vid ansökningar om externa bidrag genom upprättande av fullkostnadskalkyler, projektuppföljningar mm

● Administrera samarbetsavtal och kontrakt med externa finansiärer och andra externa parter samt med Humlabs uppdragsgivare inom Umeå universitet

● Löpande ekonomiadministration såsom hantering av leverantörs- och kundreskontra, granskning av reseräkningar samt diarieföring, arkivering och inventering

Du deltar i ledningsgruppen och ger ett kvalificerat stöd till ledningen i ekonomiska frågor vilket innebär att utreda, analysera och redovisa ekonomiska beslutsunderlag (budget, prognoser, bokslut, och uppföljningar) till övriga ledningsgruppen samt vara delaktig i verksamhetens strategiska arbete.

Utöver detta kommer viss del HR-stöd ingå i arbetsuppgifterna, exempelvis bistå med administrativt stöd i samband med rekryteringsprocesser, delaktig i bemanningsplanering samt dokumentation av arbetsmiljöronder. Även andra administrativa uppgifter exempelvis protokollföring kan komma att ingå.

Kvalifikationer

Examen på högskolenivå inom ekonomi alternativt lång erfarenhet som kan bedömas likvärdig.

Flerårig erfarenhet av ekonomiarbete, bland annat att upprätta budget, prognos och fullkostnadskalkyler.

God förmåga att, utifrån ett ekonomiskt perspektiv ge ett kvalificerat ledningsstöd i verksamhetens strategiska arbete.

God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift både på svenska och engelska samt goda kunskaper i Officepaketet och särskilt Excel.

God samarbets- och initiativförmåga samt förmåga att kunna arbeta målmedvetet och effektivt.

Övriga önskvärda kvalifikationer

Vi ser gärna att du har kunskaper om universitet/högskola som organisation, där erfarenhet från Umeå universitet och dess administrativa rutiner och system bedöms särskilt meriterande.

Vidare ser vi gärna att du har erfarenhet av att vara delaktig i att förbereda underlag för verksamhetsstrategiska dokument såsom budgetkommentarer och remissvar men även verksamhetsplan och -berättelse. Meriterande är även erfarenhet av HR-arbete.

Ansökan

Ansökan skall innehålla ett personligt brev, CV, kopior på relevanta betyg och intyg samt kontaktuppgifter till två referenser. Ansökan sker genom Umeå Universitets rekryteringssystem, senast 14 februari 2020.

Övriga upplysningar

Tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Vikariat sträcker sig tom 2021-03-15. Upplysningar lämnas av föreståndare Stefan Gelfgren, 090-786 50 87, stefan.gelfgren@umu.se eller administrativ samordnare Ingela Westerlund, 090-786 65 83, ingela.westerlund@umu.se.

Välkommen med din ansökan!

Anställningsform Visstidsanställning längre än 6 månader
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Snarast eller enligt överenskommelse
Löneform Månadslön enligt kollektivavtal
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100 %
Ort Umeå
Län Västerbottens län
Land Sverige
Referensnummer AN 2.2.1-93-20
Kontakt
  • Ingela Westerlund, administrativ samordnare, 090-786 65 83, ingela.westerlund@umu.se
  • Stefan Gelfgren, föreståndare, 090-786 50 87, stefan.gelfgren@umu.se
Facklig företrädare
  • SACO, 090-786 53 65
  • SEKO, 090-786 52 96
  • ST, 090-786 54 31
Publicerat 2020-01-21
Sista ansökningsdag 2020-02-14

Tillbaka till lediga jobb