Umeå universitet, Humanistisk fakultet

Umeå universitet satsar på kreativa miljöer för studier och arbete. Hos oss finns attraktiva utbildningar, världsledande forskning och utmärkta innovations- och samverkansmöjligheter. Fler än 4 000 medarbetare och 33 000 studenter har redan valt Umeå universitet. Välj oss du också.

Beskrivning
Humlab är en mötesplats för humaniora, kultur och informationsteknik vid Umeå universitet. Vi arbetar främst inom forskning och undervisning med studenter, forskare, lärare, konstnärer, entreprenörer, nationellt och internationellt, över traditionella akademiska gränser. Verksamheten inkluderar en öppen studiomiljö som sträcker sig över två campus och flera olika digitala plattformar. Humlab är en arbetsenhet inom Humanistisk fakultet. Vi har ca 15 anställda inom forskning, undervisning, teknisk support och utveckling samt administrativ personal. Läs mer om oss på www.humlab.umu.se

Arbetsuppgifter
Administrativa samordnarens huvudsakliga uppgift är att bistå Humlabs föreståndare och styrelse och utgöra ett kvalificerat stöd inom främst ekonomi-  och personalområdet, men även inom övriga administrativa området tex. arbetsmiljöområdet. I anställningen ingår:

Ledningsstöd
- Utreda, analysera och redovisa  beslutsunderlag (budget, bokslut, verksamhetsplanering och uppföljning) till Humlabs ledning och styrelse
- Delta i verksamhetens strategiska arbete och därmed även delta i  framtagande av  verksamhetsberättelser, verksamhetsplaner samt övriga strategi- och administrativa dokument
- Leda och utveckla enhetens administrativa processer och rutiner
- Medverka i ledningsgrupp

Ekonomi
- Upprätta budget, prognoser, budgetuppföljning och bokslut
- Uppföljning och analys av ekonomiska resultat samt konsekvensanalys ur ekonomiska perspektiv, utifrån olika scenarios
- Hantera och redovisa externa medel, samt verka som stöd i det strategiska arbetet i anslutning till ansökningar
- Stödja föreståndare samt enhetens forskare och tekniska personal vid ansökningar om externa bidrag genom upprättande  av fullkostnadskalkyler, projektuppföljningar m.m.
- Administrera avtal och kontrakt med externa finansiärer och andra externa parter samt med Humlabs uppdragsgivare inom Umeå universitet
I anställningen ingår även löpande ekonomiadministration såsom hantering av leverantörs- och kundfakturor samt diarieföring, arkivering och inventering.

Personal
-  Delta i hela rekryteringsprocessen, allt utifrån att identifiera behov till anställningsavtal, där även hantering av platsannonser i e-rekryteringssystemet ingår
- Bemanningsplanera enhetens personal för underlag till föreståndaren tillsammans med teknikansvarig
- Stöd i tillämpningen av lagar och avtal i samband med anställningar och vissa löpande anställningsfrågor
- Stöd i upprättande och uppdatering av befattningsbeskrivningar

Arbetsmiljö
- Delta i att utveckla rutiner och arbetssätt inom arbetsmiljöområdet
- Delta i genomförande av arbetsmiljöronder samt uppföljning av resultat och åtgärder utifrån dessa

Övriga administrativa arbetsuppgifter
- Verka för att universitetets samverkansavtal efterföljs på enheten samt ansvara för att erforderliga rutiner inom samverkansprocessen efterlevs
- Protokollföra enhetens arbetsplatsträffar, ledningsgruppsmöten samt Humlabs styrelsemöten
- Övriga förekommande administrativa arbetsuppgifter i samband med den dagliga verksamheten
Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid.

Kvalifikationer
- Kandidatexamen inom ekonomiområdet eller motsvarande samt flerårig erfarenhet av ekonomiarbete inom stor organisation, gärna universitet eller högskola
- Erfarenhet av arbete inom verksamhetsplanering och -uppföljning
- Erfarenhet av att förbereda underlag för verksamhetsstrategiska dokument såsom verksamhetsplan, berättelse men även remissvar, ansökningar etc.
- Erfarenhet av, och god förmåga att, utifrån ekonomiska underlag ge ett kvalificerat ledningsstöd i verksamhetens strategiska arbete
- God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift både på svenska och engelska samt goda kunskaper i Officepaketet och särskilt i Excel
- God förmåga att se samband, skapa enkla och tydliga strukturer samt att beskriva dem på ett pedagogiskt sätt
- God förmåga att arbeta utvecklingsinriktat och analytiskt
- God samarbets- och initiativförmåga samt förmåga att kunna arbeta målmedvetet och effektivt

Övriga önskvärda kvalifikationer
Dokumenterade erfarenheter av samordning och arbetsledning. Vi ser också gärna att du har kunskaper om universitet/högskola som organisation. Kunskap om Umeå universitet och dess administrativa rutiner och system är en merit.

Ansökan
Ansökan ska innehålla personligt brev, CV/meritförteckning, styrkta kopior av betyg/examensbevis och intyg samt kontaktuppgifter till minst två referenspersoner.

Övriga upplysningar
Anställningen är tillsvidare med tillträde 2018-11-01. Ansökan ska vara inkommen senast 2018-07-13. Provanställning kan komma att tillämpas.

Upplysningar lämnas av föreståndare Stefan Gelfgren, 090-786 50 87, stefan.gelfgren@umu.se.

Välkommen med din ansökan!

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde 2018-11-01
Löneform Månadslön
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100%
Ort Umeå
Län Västerbottens län
Land Sverige
Referensnummer AN 2.2.1-1204-18
Kontakt
  • Stefan Gelfgren, föreståndare, 090-786 50 87
Facklig företrädare
  • SACO, 090-786 53 65
  • SEKO, 090-786 52 96
  • ST, 090-786 54 31
Publicerat 2018-06-26
Sista ansökningsdag 2018-07-13

Tillbaka till lediga jobb