Institutionsadministratör

På Institutionen för klinisk vetenskap forskar och undervisar vi inom flertalet ämnesområden i nära samarbete med de fyra Norrlandsregionerna. Undervisning ges inom läkarprogrammet och logopedprogrammet, men även som fristående kurs i barn- och ungdomspsykiatri samt rättsmedicin. Vi har internationellt erkända forskningsmiljöer där bredden av ämnesområden möjliggör innovation och samarbete över gränser. De flesta av våra forskare och lärare arbetar kliniskt och våra lokaler finns på regionsjukhusen i Östersund, Sunderbyn, Sundsvall och Umeå.

Vi söker dig som vill arbeta brett inom administration och har erfarenhet av administrativt arbete på universitet eller högskola!

Du blir en del av vårt trevliga arbetslag av administratörer inom Institutionen för klinisk vetenskap som arbetar med kommunikation, ekonomi-, HR-, utbildnings- och institutionsadministration.

Arbetsuppgifter

Arbetet som institutionsadministratör är en självständig och bred roll, som kommer att utvecklas i takt med verksamheten. Du arbetar nära den administrativa chefen och institutionsledningen och stödjande mot potentiellt samtliga medarbetare inom institutionen.

Du kommer att arbeta med studieadministration av grundutbildning och forskarutbildning. Inom studieadministration ingår samarbete med biträdande prefekter för respektive område samt stöd till lärare, forskare och studenter. Du administrerar kursplattformen, publicerar scheman och examinationsuppgifter och deltar i vissa möten för att skriva minnesanteckningar. I arbetet ingår att arrangera workshops och seminarier och du kommer att ha en nyckelroll inför och vid våra disputationer. I ditt arbete ingår att formulera inbjudningar, hantera anmälningar, beställa lokaler och förtäring.

En viktig och växande uppgift är att administrativt hantera våra anknutna medarbetare och deras åtkomst till universitetets IT-tjänster. Du kommer att vara institutionens IT-kontaktperson gentemot universitetet och ansvarar för licenshantering. Du medverkar vid institutionsmöten för att sprida kunskap om bland annat IT-säkerhet och applikationerna inom Office-paketet såsom Teams, Forms och Planner, samt Zoom. Du informerar även via institutionens intranät, på både svenska och engelska.

Därutöver har du ett samordningsansvar för inköp och upphandling och utgör som sådan en viktig stödfunktion till institutionens anställda och anknutna medarbetare.

Andra administrativa arbetsuppgifter kan också förekomma.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har lägst gymnasieexamen och några års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete vid universitet eller högskola. Du har mycket goda kunskaper i Officepaketet och har erfarenhet av att agera teknisk support vid möten. För arbetet krävs god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska.

Erfarenhet av administration av såväl grundutbildning som forskarutbildning inom högskolesektorn är meriterande liksom arbete med de studieadministrativa system som Umeå universitet använder, exempelvis Ladok och Canvas.

Du är utåtriktad och har gott ordningssinne, samarbetsförmåga och god förmåga att självständigt ta ansvar för och lösa förekommande arbetsuppgifter. Du är intresserad av och har förmåga att arbeta med utveckling av rutiner och arbetssätt, vilket inkluderar nyttjandet av AI.

Eftersom rollen innebär samverkan med många olika parter ska du ha förmåga att skapa goda kontakter med olika intressenter i situationer där man periodvis arbetar under tidspress. Erfarenhet av samarbete med våra samarbetspartners Norrlandsregionerna är meriterande. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Villkor

Intervjuer genomförs löpande under ansökningstiden. Tillträde efter överenskommelse.

Läs mer om institutionen på: https://www.umu.se/institutionen-for-klinisk-vetenskap/