HR-samordnare

Beskrivning

Institutionen för epidemiologi och global hälsa är en internationell, tvärvetenskaplig forsknings- och utbildningsmiljö vid Umeå universitets medicinska fakultet. Vi är cirka 100 personer från hela världen som arbetar vid institutionen, med ett gemensamt mål att bidra till jämlikhet och hållbar förbättring inom hälsa och välfärd globalt.

Arbetsuppgifter

Du ger ett verksamhetsnära och konsultativt stöd till prefekt och institutionsledning gällande personalfrågor.   Arbetet är brett och spänner över hela HR-området..  En viktig del av rollen är att fungera som en länk mellan institutionen och HR-specialister på fakulteten, vilket innebär att du säkerställer en god samverkan och förmedlar expertis och stöd från fakultetsnivå vid behov. Även en viss del administrativt arbete  samt institutionsövergripande arbete ingår i arbetsuppgifterna Du kommer att arbeta både operativt och verka aktivt som chefsstöd. Fokus förutses ligga på följande arbetsuppgifter:

• Ge råd och stöd inom HR-området utifrån gällande lagstiftning, lokala och centrala avtal, policys och riktlinjer m.m. till chef, studierektor och anställda vid verksamheten.
• Arbeta aktivt med att bevaka och informera om arbetsrättsliga- och andra HR-relaterade frågor, vid t.ex. arbetsplatsträffar eller utbildningsdagar.
• Tillsammans med prefekt samordna rehabiliterings-processer.
• Ansvara för att samordna och administrera och kvalitetssäkra institutionens rekryterings- och anställningsprocesser.
• Ansvara för hantering av timarvodesanställda och intermittenta avtal.
• Att arbeta med personaladministrativa uppgifter.
• Ansvara för en sammanhållen introduktion och avslut för medarbetare vid institutionen.
• Samordna samverkan med de fackliga organisationerna vid institutionen
• Stöd till internationella medarbetare i migrationsärenden samt arbets- och uppehållstillstånd.

Du kommer att ingå i institutionens ledningsgrupp och, utöver ditt specifika ansvar för HR-frågor, aktivt bidra till det övergripande administrativa arbetet på institutionen. Administrativa uppgifter är en central och viktig del av tjänsten och inkluderar bland annat stöd till ledningsgruppen med planering, samordning och uppföljning. Du kommer att spela en nyckelroll i att säkerställa att de administrativa processerna fungerar smidigt och effektivt.

Därtill kan arbetsuppgifterna omfatta logistiskt ansvar, såsom planering och koordinering vid interna och externa evenemang, samt värdskap vid besök av gästforskare eller andra samarbetspartners. Rollen är mångsidig, och arbetsuppgifterna kan komma att utvecklas och anpassas i enlighet med verksamhetens behov.

Som HR-samordnare blir du en viktig del av vår administratörsgrupp och kommer att arbeta nära dina kollegor för att tillsammans skapa en välfungerande verksamhet med hög kvalitet i alla delar.

Kvalifikationer

• Högskoleexamen från personalvetarprogrammet eller utbildning som arbetsgivaren bedömer som motsvarande.
• Erfarenhet från självständigt, brett och kvalificerat HR-arbete.
• God erfarenhet av administrativt arbete.
• Mycket goda kunskaper i engelska och svenska, både i tal och skrift, då arbetsspråket vid institutionen oftast är engelska.
• God datorvana, särskilt inom Officepaketet.

Meriterande

• Erfarenhet av HR-arbete inom en stor komplex organisation, företrädesvis inom en statlig myndighet.
• Kunskap om universitetets organisation och regelverk.
• Tidigare erfarenhet av personaladministrativa system.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är strukturerad, kommunikativ och trivs i en dynamisk och mångsidig roll där administration och samarbete står i centrum. Du är serviceinriktad, noggrann och har en naturlig fallenhet för att arbeta på ett metodiskt sätt.

För att lyckas i rollen behöver du ha:

• Utpräglad samarbetsförmåga, där du bidrar till ett positivt arbetsklimat.
• Initiativförmåga och förmåga att aktivt föreslå förbättringar.
• Planeringsförmåga för att prioritera och strukturera arbetet på ett effektivt sätt.
• Självständighet och ansvarskänsla för att kunna driva ditt arbete framåt på egen hand.

Vi fäster stor vikt vid dessa personliga egenskaper då de är avgörande för att trivas och utvecklas i rollen.

Om anställningen

Anställningen är tillsvidareanställning på heltid. 6 månaders provanställning kan tillämpas. Tillträde enligt överenskommelse.