Administratör vid Umeå universitetsbibliotek och UPL - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Umeå universitetsbibliotek är med sina ca 110 anställda och breda verksamhet ett av Sveriges större forskningsbibliotek och en central strategisk resurs för all forskning och utbildning vid Umeå universitet. Biblioteket består av huvudbiblioteket, Medicinska biblioteket och biblioteket vid Konstnärligt campus. Det servar i första hand universitetets studenter, lärare och forskare, men är även öppet för allmänheten. Framtiden för Universitetsbiblioteket innebär spännande utmaningar på flera områden så som undervisning, forskarstöd, utveckling av den fysiska studiemiljön och satsningar på att göra våra samlingar och digitala resurser alltmer öppna och lättillgängliga. 

Universitetspedagogik och lärandestöd (UPL) är en underenhet till Umeå universitetsbibliotek som arbetar för att stimulera en levande och engagerad pedagogik vid Umeå universitet. Genom ett brett utbud av högskolepedagogiska kurser, verkstäder och seminarier erbjuder vi all undervisande personal vid lärosätet möjlighet att kontinuerligt fylla på med pedagogisk kompetensutveckling genom hela sitt yrkesliv. UPL ansvarar också för de centrala IT-system som används av undervisande personal och utbildningsadministratörer. Där ingår exempelvis lärplattformar, videotjänster, fusk- och plagiatkontroll.

Vill du arbeta brett och flexibelt inom administrativt arbete? Då är detta något för dig! Vi söker en administratör till Umeå universitetsbibliotek där det ingår att på en deltid stötta UPL. Anställningen är tillsvidare med tillträde enligt överenskommelse. Varmt välkommen med din ansökan senast den 11 april!  

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Som administratör hos oss arbetar du brett med olika administrativa uppgifter inom ekonomi, personal samt diverse andra administrativa arbetsuppgifter. Du kommer att vara en del av kansliets administrativa stöd i ett nära samarbete med Administrativ chef på Universitetsbiblioteket och Föreståndare på UPL. Vid UPL kommer tyngdpunkten ligga på ekonomiadministration och handläggning medan fokus på Universitetsbiblioteket ligger på personal- och övrig administration. Då tjänsten i denna form är ny och arbetsuppgifterna utformas efter verksamhetens behov kan dessa komma att variera och utvecklas över tid.  

Arbetet är omväxlande och innebär bland annat att du

• hanterar UPL:s leverantörs- och kundfakturor samt överenskommelser 
• medverkar vid upprättande av budget, prognos, uppföljning och analys samt bokslut för UPL
• administrerar anläggningstillgångar vid UPL
• handlägger möten, råd och styrgrupper för UPL
• hanterar utlägg, reseräkningar och beställningar
• hanterar arvodesräkningar, timrapporter, anställningsavtal  
• administrerar i vårt e- rekryteringsverktyg Varbi

Då vi är en statlig myndighet ingår administrativa arbetsuppgifter som exempelvis protokollskrivning, sammanställning av statistik och handläggning av beslut som en naturlig del i arbetet.

Kompetenskrav

Vi söker dig som har lägst gymnasieexamen inom ekonomiområdet eller motsvarande, alternativt relevant eftergymnasial utbildning så som exempelvis KY-utbildning inom ekonomi. Du har dokumenterad erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter, gärna från en statlig organisation. Är det dessutom från universitet eller högskola är det en fördel. 

Som person är du positiv och har god samarbetsförmåga samtidigt som du kan arbeta självständigt. Då arbetsuppgifterna är varierande och innebär många kontakter behöver du vara flexibel, noggrann och serviceinriktad och tar gärna egna initiativ för att hitta lösningar på praktiska problem. För att passa i rollen är du strukturerad, har förmåga att kunna prioritera, och slutför dina arbetsuppgifter i tid. Du har en god förmåga att kommunicera muntligt och skriftligt på såväl svenska som engelska. Goda kunskaper inom Officepaketet, främst Excel och vana av att använda olika IT-system är en förutsättning för detta arbete. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. 

Meriterande kompetenskrav

Kännedom om de arbetssätt och regler som styr det ekonomiska och administrativa arbetet vid myndigheter och framför allt universitet/högskolor är önskvärt. 

Villkor

Anställningen avser heltid och gäller tills vidare, sex månaders provanställning kan komma att tillämpas. Umeå universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde efter överenskommelse.

Ansökan

Din ansökan ska vara inkommen via universitetets e-rekryteringssystem senast 2023-04-11. I rekryteringsprocessen förekommer intervjuer och referenstagning.

Närmare upplysningar lämnas av Administrativ chef Hanna Rantamäki, 090-786 62 71, 072-526 64 36 hanna.rantamaki@umu.se eller Föreståndare UPL Eva Svedmark, 090-786 92 43, 070-666 39 32 eva.svedmark@umu.se.

Facklig information lämnas av SACO Åse Tieva, ase.tieva@umu.se tel. 090- 786 60 89, OFR-S Anders Lennver, tel. 090-786 95 96 anders.lennver@umu.se, SEKO 090-786 52 96.