Verkställande sekreterare/projektledare för European Polar Board - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

European Polar Board (EPB) är en oberoende organisation som fokuserar på viktiga vetenskapliga, politiska och strategiska prioriteringar i både Arktis och Antarktis. Nuvarande EPB-medlemmar inkluderar forskningsinstitut, finansiella myndigheter, vetenskapsakademier och polaroperatörer från hela Europa. EPB främjar multilateralt samarbete mellan sina medlemmar och fungerar som en samordnande kontaktpunkt för det globala polarvetenskapssamhället. EPB främjar kollektiv kunskap om polarfrågor, särskilt i sammanhang av europeisk samhällsrelevans. Den verkställande sekreteraren arbetar tillsammans med EPB:s ordförande, verkställande kommitté och det breda EPB-medlemskapet för att effektivt främja samordning inom polarvetenskap, samt främja multilateralt samarbete och kunskapsutbyte. Den verkställande sekreteraren ska initiera och upprätthålla kontakter med nationella och internationella organisationer vid behov och kommer att representera EPB externt i större pågående aktiviteter som IPY, ICARP IV och andra polarinitiativ som anses nödvändiga.

EPB är en partner i flera stora projekt finansierade av Europeiska unionen (t.ex. EU-PolarNet 2, Arctic PASSION, OCEAN:ICE, POLARIN och andra). EPB:s arbete inom projekt inkluderar kommunikation med beslutsfattare, organisering av evenemang (både online och fysiskt) för en mängd olika målgrupper samt andra uppgifter relaterade till policyrådgivning och kommunikation. Den verkställande sekreteraren leder arbetet med att framgångsrikt leverera projektansvar, leder arbetsprogram, uppgifter och leveranser på uppdrag av EPB. Från och med januari 2025 kommer EPB att vara värd för det nyinrättade European Polar Coordination Office (arvet från EU-PolarNet 2) inom sitt sekretariat.

Från och med januari 2025 kommer EPB-sekretariatet att vara placerat vid Umeå universitet, Sverige, där denna position är baserad. I början av sin mandatperiod kommer den tillträdande att leda arbetet med att etablera de nya kontoren i Umeå samt den nya svenska juridiska enheten för att säkerställa EPB:s framgångsrika funktion.

Anställningen inleds vid Umeå universitet under de första månaderna. Därefter anställs du direkt vid EPB.

Mer information om EPB finns på www.europeanpolarboard.org.

Arbetsuppgifter

1. Implementering av EPB:s strategi och aktiviteter samt extern representation av EPB

På uppdrag av EPB tillhandahåller den verkställande sekreteraren övergripande ledning, utvecklar och implementerar åtgärder för att bäst tillgodose behoven hos EPB:s medlemmar, både internt och i samordning med externa partner. Detta inkluderar att stödja EPB:s plenarförsamling, ordförande, verkställande kommitté och även European Polar Coordination Office.
I synnerhet:

• Utveckla och implementera aktiviteter för att katalysera och stödja EPB-medlemmarnas behov,
• Utveckla och implementera aktiviteter tillsammans med EPB-medlemmar, andra europeiska och internationella partnerorganisationer för att höja polarforskningens profil i Europa och globalt,
• Representera EPB i relevanta externa aktiviteter, t.ex. ICARP IV, IPY.

2. Ledning och administration av EPB och dess sekretariat

Sekretariatet leds av den verkställande sekreteraren med ett direkt ansvar gentemot EPB:s plenarförsamling. Inom detta ramverk:

• Anställa och leda eventuell ytterligare personal inom sekretariatet, inklusive för EPCO,
• Leda operativt och förvaltningsstöd till alla EPB:s handlingsgrupper, verkställande kommitté och alla EPB-medlemmar samt EPCO,
• Samordna organiseringen av EPB:s plenarmöte - inklusive planering och förberedelser för det fysiska mötet, framtagning av mötesdokument, kontakt med värdorganisationen och rapportering efter plenum,
• Leda organiseringen av verkställande kommitténs och eventuella andra EPB-möten efter behov, samt övervakar utarbetandet och slutgiltig bearbetning av EPB:s mötesdokument och rapporter.

3. Ekonomi

Den verkställande sekreteraren ansvarar för att leda och upprätthålla övervakningen av EPB:s ekonomi i enlighet med både EPB:s och värdlandets (Sveriges) ekonomiska regler och förfaranden. I synnerhet:

• Tillhandahålla EPB med årliga ekonomisk uppföljning och budget vid varje plenarmöte, för både EPB:s medel och för externt finansierade aktiviteter,
• Säkerställa efterlevnad av ekonomisk och annan rapportering för externt finansierade aktiviteter,
• Säkerställa efterlevnad av svenska regler genom rapportering av aktiviteter och ekonomi.

4. Stödja arbetet i externt finansierade projekt

Den verkställande sekreteraren representerar EPB i alla externt finansierade projektkonsortier. I synnerhet:

• Leda arbetet med att framgångsrikt leverera projektansvar på uppdrag av EPB,
• Leda eventuell rapportering av externt finansierade projekt,
• Arbeta för att säkra extern finansiering genom deltagande i relevanta projektförslag, med råd från verkställande kommittén och EPB:s plenarförsamling.

European Polar Board-sekretariatet kommer att vara placerat vid Arktiskt centrum vid Umeå universitet i Sverige, där denna position är baserad. Umeå är placeringsort för denna anställning. Resor ingår i anställningen.

Kvalifikationer:

• Vetenskaplig bakgrund inom polarvetenskap eller relaterade områden som hav och klimat, med doktorsexamen eller motsvarande vetenskaplig erfarenhet,
• Dokumenterad erfarenhet av nationella/internationella program/organisationer eller med polara infrastrukturer,
• Dokumenterad erfarenhet av administration, insamling av medel och ekonomisk förvaltning,
• Förmågan att arbeta självständigt
• Ledarskap/förvaltning färdigheter, förmåga att leda ett team,
• Mycket god datavana (MS Office, elektroniska databaser, webbhantering),
• Skriftlig och muntlig kompetens i engelska (EPB:s arbetsspråk), den förväntade flytande nivån är på C2-nivå,

Arbetskunskaper i andra europeiska språk är meriterande.

EPB är engagerat i mångfald och inkludering inom sin arbetsstyrka och uppmuntrar kandidater, oavsett kön, nationalitet, religiös och etnisk bakgrund, inklusive personer med funktionsnedsättningar, att ansöka.

Vi erbjuder
Umeå universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Universitetet har ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss www.umu.se/jobba-hos-oss/

Vilkor och ansökan
Anställningen är en tidsbegränsad med tillträde 1 oktober 2024 eller enligt överenskommelse.

Du ansöker via vårt rekryteringssystem Varbi senast 2024-08-31

Närmare upplysningar lämnas av

Biträdande föreståndare Arktiskt centrum Simon Oja epost simon.oja@umu.se