Resesamordnare - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Beskrivning

Ekonomienheten är universitetets sammanhållande resurs för den ekonomiadministrativa processen. Vi har fyra verksamhetsområden; redovisning, reskontra, ekonomisystem samt upphandling och inköp. Genom vårt arbete bidrar vi till ökad kompetens som i sin tur leder till kvalitetssäkrad redovisning för hela universitetet.

Vi söker en resesamordnare. Du är organisatoriskt placerad vid Ekonomienheten. Anställningen är på heltid och under 1 år. Tillträde 15 augusti eller enligt överenskommelse.

Arbetsuppgifter

I arbetsuppgifterna ingår:

• Ge råd och stöd till verksamheten för bokning av tjänsteresor, gruppresor, konferensbesök.
• Informera om universitetets riktlinjer och anvisning för möten och resor, miljö och klimatvänligt resande.
• Ansvara för intern information om sådant som berör tjänsteresor, nyheter kring våra ramavtal, resepolicy, reserestriktioner och reseregler. 
• Utbilda användare av självbokningssystem samt vara ett användarstöd.
• Implementera nytt avtal med resebyrå
• Implementera avtal inom hotell, flygbolag, taxibolag etc. Kontaktperson för dessa.
• Vara superanvändare/ huvudadministratör för självbokningssystem med tillhörande underhåll av självbokningssystemet.
• Hantera faktura- och utläggsärenden.
• Uppföljning och avstämning med resebyrå samt resebolag, sammanställning av statistik och återrapportering.
• Hantera personuppgiftsfrågor, säkerhetsfrågor och försäkringsfrågor i samband med tjänsteresa.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har relevant utbildning inom resebyråbranschen eller motsvarande arbetslivserfarenhet. Meriterande är utbildning TRAC Internationell turism- och resekonsult med IATA. 

Du bör även ha:

• erfarenhet som resekonsult på resebyrå.
• goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift. 
• erfarenhet av att självständigt arbeta med resehantering inom organisationer med stor inköpsvolym. 
• erfarenhet och goda kunskaper i Officepaketet och särskilt excel. 
• förståelse för reseprocessen och förmåga att ta eget ansvar för arbetsuppgifterna inom området.

Viktiga personliga egenskaper som söks är; mål- och kvalitetsinriktad, kundorienterad, drivande, analytisk, noggrann och med god samarbetsförmåga. God förmåga till kommunikation.