Kommunikativ Kontorskoordinator – North Sweden, Bryssel - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Om North Sweden European Office

North Sweden European Office, Norrbottens, Västerbotten, Jämtland Härjedalens och Västernorrlands gemensamma EU-kontor, söker en ny medarbetare till vårt kontor i Bryssel. Huvudsakligt arbetsområde är att samordna kontorets löpande arbete och vara en stödfunktion för verksamhetens olika huvudprocesser och för det bland annat vara handledare åt kontorets terminsvisa praktikanter samt att också kommunicera det North Sweden gör och vad som händer av relevans för norra Sverige i EU till intressenter på hemmaplan och i Bryssel. 

Umeå universitet är anställande myndighet och organisatorisk placering vid universitetet är Externa relationer, Förvaltningen. Anställningen är tidsbegränsad (URA-anställning enligt URA-avtalet).

Arbetsuppgifter

Arbetet inbegriper att hålla i North Swedens dagliga göromål, alltifrån att hålla ordning på kontoret, såsom att ombesörja löpande inköp och att vara ett administrativt stöd för den övriga verksamheten, till att ta ansvar för North Swedens samlade kommunikation såväl internt som externt. I uppdraget ingår att koordinera och hålla i det praktiska genomförandet av stora och små interna samt externa möten och olika andra aktiviteter, inklusive konferenser och seminarier. En stor del av uppdraget är att anordna och hålla i studiebesöksgrupper till Bryssel samt att uppdatera verksamhetens hemsida och ansvara för det nyhetsbrev som går ut varannan vecka och till det skriva för hemmaaktörerna relevanta nyhetsartiklar och att överlag hålla ihop North Swedens kommunikation samt kunna hålla i presentationer om verksamheten. North Sweden har terminsvisa praktikanter och i tjänsten ingår att vara handledare åt dessa. Tjänsten är baserad i Bryssel, men innebär mycket resor till framför allt norra Sverige men även övriga Norden.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Relevant akademisk utbildning, gärna med inriktning mot samhällsvetenskap och kommunikation. 
• Erfarenhet från att arbeta i mindre organisationer med administration samt löpande ekonomihantering och allehanda vardagssysslor som en intern stödfunktion.
• Förmåga att kommunicera till andra människor i också komplicerade frågor och situationer där det är viktigt att kunna nå fram med rätt och tydlig information.
• Kunskap om att arbeta med hemsidor, nyhetsbrev och sociala medier samt ta fram underlag för presentationer för löpande kommunikativa insatser.
• Har erfarenhet av att i en internationell miljö bygga nätverk och samverka med aktörer, institutioner, arrangörer med mera för att ordna studiebesök och hålla i olika events.
• Förmåga att formulera begriplig information om aktuella frågor på god svenska och engelska.
• God kännedom om norra Sveriges förutsättningar och möjligheter och vad som är av kommunikativ relevans såväl från ett EU-perspektiv till regionens aktörer som vice versa.

Meritande:

• Vana av att handleda andra och samverka med olika parter för att genomföra eller stödja andra i att genomföra aktiviteter och events av olika slag.
• Kunskap om regionalt politiskt arbete och förankring av sådant arbete i samspel med såväl regionala, nationella som internationella nätverk.
• Arbetat i politiskt styrda organisationer med såväl praktiskt stödjande arbete som informationsinriktade processer.
• Visad förmåga att ta ansvar för det löpande arbetet på ett mindre kontor, såsom inköp, administration, duka fram och duka av samt överlag hålla ordning och reda.
• Visad förmåga att även hålla i informationsinsatser och strategisk kommunikation genom möten och aktiviteter samt webbaserade plattformar såsom hemsida och nyhetsbrev. 
• Vana av att hålla i och samordna många olika parter och aktörer med gärna EU-koppling på Brysselarenan.
• Kunskaper i franska för att kunna hantera kontorsvardagen i dialog med omgivande lokalsamhälle och affärskontakter samt stöd för övriga medarbetare i sådan dialog. 

Som person har du förmåga att självständigt organisera och prioritera ditt arbete. Vidare är du kommunikativ och har en god analytisk förmåga med ett öppet och engagerat sinne gentemot din omgivning. Du har en mycket god förmåga att bygga relationer, såväl internt som gentemot externa samarbetspartners, och att kunna ta rollen att företräda andras intressen i olika situationer. 

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. 

Villkor 

URA-anställning enligt URA-avtalet. Umeå universitet är anställande myndighet och organisatorisk placering vid universitetet är Externa relationer, Förvaltningen. 

Anställningen är på heltid t.o.m. 2030-12-31, med tillträde snarast från 2024-03-18 eller efter överenskommelse. 

Närmare upplysningar lämnas av: Mikael Janson, Director, North Sweden European Office, telefon: +46 (0)705 23 57 01 e-post: mikael.janson@northsweden.eu

Välkommen med din ansökan senast 2023-12-22!