Resesamordnare - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Beskrivning
Ekonomienheten är universitetets sammanhållande resurs för den ekonomiadministrativa processen. Vi har fyra verksamhetsområden; redovisning, reskontra, ekonomisystem samt upphandling och inköp. Genom vårt arbete bidrar vi till ökad kompetens som i sin tur leder till kvalitetssäkrad redovisning för hela universitetet.

Vi söker nu dig som vill arbeta som resesamordnare hos oss på Ekonomienheten, där du kommer att vara organisatoriskt placerad i verksamhetsområdet upphandling och inköp. Anställningen är på heltid och tills vidare och tillträde enligt överenskommelse. Som resesamordnare ansvarar du för verksamhetens interna information gällande resor och möten, där du ger både stöd, råd och riktlinjer inom området.

Vi erbjuder dig
en kreativ och inspirerande miljö där du får frihet under ansvar och möjlighet till att ta egna initiativ. Umeå universitet erbjuder även möjlighet att kombinera stimulerande arbetsuppgifter med en livssituation i balans. Läs mer om Umeå universitet och dess förmåner här.

 Arbetsuppgifter

I arbetsuppgifterna ingår att

• ge råd och stöd till verksamheten för bokning av tjänsteresor, gruppresor, konferensbesök.
• informera om universitetets riktlinjer och anvisning för möten och resor, miljö och klimatvänligt resande
• ansvara för intern information om sådant som berör tjänsteresor, nyheter kring våra ramavtal, resepolicy, reserestriktioner och reseregler
• utbilda användare av självbokningssystem samt vara ett användarstöd
• vara kontaktperson till resebyrå
• vara kontaktperson för avtal inom hotell, flygbolag, taxibolag etc.
• vara superanvändare/ huvudadministratör för självbokningssystem med tillhörande underhåll av självbokningssystemet
• hantera faktura- och utläggsärenden för resor
• göra uppföljning och avstämning med resebyrå samt resebolag, sammanställning av statistik och återrapportering
• hantera personuppgiftsfrågor, säkerhetsfrågor och försäkringsfrågor i samband med tjänsteresa. 

Kvalifikationer
Vi söker dig med

• relevant utbildning inom resebyråbranschen eller motsvarande arbetslivserfarenhet
• erfarenhet som resekonsult på resebyrå
• god förmåga att uttrycka dig i svenska och engelska- i tal som skrift
• erfarenhet av att självständigt arbeta med resehantering inom universitet eller högskola med stor inköpsvolym
• goda kunskaper och vana att arbeta med Officepaketet och särskilt Excel
• god förståelse för reseprocessens samtliga delar.

Då arbetet innebär många kontakter ser vi att du är serviceinriktad och har god samarbetsförmåga. Vi ser även att du är mål- och kvalitetsinriktad med en analytisk förmåga. Vidare ser vi att du är pedagogisk och kommunicerar på ett tydligt och ödmjukt sätt. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Meriterande är:

• utbildning, TRAC Internationell turism- och resekonsult med IATA.

Villkor
Anställningen är på heltid och tillsvidare, med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas. Möjlighet finns att arbeta deltid på distans.

Närmare upplysningar lämnas av 
Enhetschef Christina Adolfsson, 090 – 786 51 78.

Facklig information
lämnas av SACO, tel. 090-786 53 65, SEKO civil, tel. 090-786 52 96 samt ST, tel. 090-786 54 31. 

Ansökan 
Din ansökan skickar du in via universitetets rekryteringssystem Varbi, och ska vara inkommen till Umeå universitet senast fredag den 14 april. I denna rekrytering avstår vi från det personliga brevet, där du i stället får svara på frågor om varför du söker den utlysta anställningen samt ge information om din kompetens och erfarenhet inom området. 

Välkommen med din ansökan!