Institutionsadministratör - Befattningen är under tillsättning eller redan tillsatt, och det är inte längre möjligt att lämna in en ansökan

Arkitekthögskolan söker en Institutionsadministratör. Anställningen är på heltid under 12 månader med start 1 oktober, 2023, eller enligt överenskommelse. Sista ansökningsdag är 20 juni, 2023.

Arbetsuppgifter

Rollen som Institutionsadministratör innefattar ett brett spektrum av administrativa uppgifter. Rollen är bred med många kontaktytor vilket gör att den blir varierande och passar dig som är utåtriktad och tycker om att ge god service.

Som Institutionsadministratör handlägger du processen för kontraktering och anlitande av gästlärare och andra externa resurser  i samverkan med Institutionens HR-administratör och Ekonom. Till detta hör även att ordna med resor och boenden för dessa gäster. Tjänsten innefattar även viss forskningsadministration, inklusive att skriva protokoll vid Forskningskommitténs möten i egenskap av Sekreterare. Som Institutionsadministratör sköter du även arkivering, diarieföring och posthantering vid institutionen.

Stödet är behovsstyrt vilket gör att arbetsuppgifterna är varierande och andra administrativa uppgifter kan och förväntas förekomma. Att medverka till en god arbetsmiljö och utvecklingen av rutiner för en effektiv och kvalitetssäker hantering av ärenden ingår som en naturlig del av arbetet.

Kvalifikationer

För befattningen krävs: 

• Examen på lägst gymnasienivå eller motsvarande. 
• Bred erfarenhet av administrativt arbete.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.
• God datorvana samt erfarenhet av att arbeta med Microsoft 365
• Utpräglad servicekänsla och samarbetsförmåga.
• God förmåga att självständigt och flexibelt ta ansvar för och lösa förekommande arbetsuppgifter.
• En öppenhet till att ta sig an nya uppgifter. 

Övriga önskvärda kvalifikationer

Meriterande för tjänsten är: 

• Erfarenhet av administrativt arbete inom universitet eller högskola
• Erfarenhet av digital diarieföring och Umeå universitets digitala arkiveringssystem
• Erfarenhet av arbete i administrativa systemen som Canvas, Retendo och W3D3

Mycket stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Mer information

Närmare upplysningar kring tjänsten lämnas av prefekt Mikael Henningsson, via telefon +46 90 786 57 98 eller e-post: mikael.henningsson@umu.se.

Ansökan

Ansökan ska göras via e-rekryteringssystemet Varbi senast 20 juni, 2023, och innehålla:

• Curriculum Vitae (CV).
• Personligt brev med motivering till varför du söker anställningen. 
• Kopior av relevanta examensbevis (valfritt).
• Kontaktinformation för två personer som kan agera referens, inklusive en kort beskrivning av din professionella koppling till varje referens.

Välkommen med din ansökan!