Umeå universitet, Samhällsvetenskaplig fakultet

Umeå universitet satsar på kreativa miljöer för studier och arbete. Hos oss finns attraktiva utbildningar, världsledande forskning och utmärkta innovations- och samverkansmöjligheter. Fler än 4 100 medarbetare och 34 000 studenter har redan valt Umeå universitet. Välj oss du också.

Vi har ett behov av att anställa en institutionsadministratör. Anställningen är ett vikariat på heltid under ett år. Tillsättning under januari 2020 eller enligt ök.

Arbetsuppgifter

Som institutionsadministratör arbetar du med en rad uppgifter av vikt för institutionens olika verksamheter. Arbetet är omväxlande och innebär samarbete med ledning och medarbetare på institutionen samtidigt som du har en del externa kontakter. Du har också ett nära samarbete med dina administratörskollegor.

En huvuduppgift är att samordna arbetet med institutionens interna och externa kommunikation, vilket innefattar arbete med intern och extern webb och vara institutionens webbredaktör för vårt intranät t ex. Här ingår att administrera personalkatalogen. Dessutom ingår en rad uppgifter som rör institutionens dokumenthantering inför beredande och beslutande möten, samt att ansvara för institutionens arkiv och diarium.

Vi befinner oss i en fas där vi vidareutvecklar våra processer kring intern och extern kommunikation och du kommer vara en viktig del och samarbetspartner i att skapa goda rutiner kring detta.

En annan huvuduppgift är att administrera institutionens forskarutbildning vilket innebär att  ansvara för nyregistrering och administration av doktorander, vara ett administrativt stöd vid högre seminariet samt under disputationsprocessen inför tryckning av avhandling, kontakt med fakultet, opponent, betygsnämnd etc. 

I uppgifterna ingår också att ansvara för ordningen i källarlokal och mötesrum, du har hand om inköp till kontorsförråd och posthantering. Du samordnar iordningställandet av rum till nyanställd personal och ser till att möbler och IT-utrustning köps in. Du administrerar mjukvarulicenser och är vår kontaktperson mot ITS.

Andra administrativa uppgifter i samband med den dagliga verksamheten kan förekomma och uppgifterna kan komma att förändras över tid.

Kompetenskrav

Vi söker dig med lämplig högskoleexamen relevant för befattningen eller motsvarande erfarenhet. En stor merit är om du har erfarenhet av och är väl förtrogen med statlig högskoleförvaltning genom administrativt arbete. Det är meriterande om du har arbetat med webbpublicering, kommunikation och arkiv.

Vi förutsätter att du har goda kunskaper i Officepaketet. Meriterande är om du har erfarenhet av att arbeta i några av universitetets system, t ex LADOK, Episerver och universitetets koncernkatalog.

Arbetet kräver god kunskap om och följsamhet i att tillämpa gällande regelverk, samt god förmåga att kommunicera i tal och skrift på svenska och engelska.

Vi söker en person som har lätt att för att kommunicera och uppskattar att arbeta både tillsammans med andra och självständigt med eget ansvar utifrån givna ramar. Du är serviceinriktad och flexibel och tar gärna egna initiativ för att hitta goda lösningar på praktiska problem. I din roll behöver du vara noggrann, ha god organisationsförmåga och kunna prioritera mellan dina arbetsuppgifter.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Ansökan

Du ansöker via vårt rekryteringssystem Varbi senast 4/12 2019. Ladda upp ditt personliga brev, CV etc. i systemet.

Statsvetenskapliga institutionen vid Umeå universitet bedriver utbildning och forskning inom ämnena statsvetenskap, freds- och konfliktstudier samt utbildningsledarskap. Hos oss kan man läsa fristående kurser på grund- och avancerad nivå. Vi är också värdinstitution för programmet för internationell kris- och konflikthantering, politices kandidatprogrammet samt magister/masterprogram i statsvetenskap respektive krishantering och fredsbyggande samt magisterprogram inom utbildningsledarskap. Institutionen har drygt 70 anställda. Läs mer på https://www.umu.se/statsvetenskapliga-institutionen/.

Varmt välkommen med din ansökan!

Anställningsform Visstidsanställning längre än 6 månader
Anställningens omfattning Heltid
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100
Ort Umeå
Län Västerbottens län
Land Sverige
Referensnummer AN 2.2.1-1704-19
Kontakt
  • Magnus Blomgren, prefekt, 090-786 61 71
Facklig företrädare
  • SACO, 090-786 53 65
  • SEKO, 090-786 52 96
  • ST, 090-786 54 31
Publicerat 2019-11-12
Sista ansökningsdag 2019-12-04

Tilbage til Ledige stillinger