Eventkoordinator till WASP-HS

Vi söker nu en eventkoordinator till WASP-HS Programkontor. Som eventkoordinator för WASP-HS har du din anställning och arbetsplats vid Institutionen för Datavetenskap, Umeå universitet. Anställningen avser 100%. Tillträde så snart som möjligt eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Innehavaren av den utlysta anställningen som eventkoordinator, kommer vid Umeå universitet inneha befattningen projektsamordnare.  

WASP-HS 

The Wallenberg AI, Autonomous Systems and Software Program – Humanity and Society, WASP-HS, är ett nationellt forskningsprogram som främjar humanistisk och samhällsvetenskaplig forskning om AI och autonoma system och deras konsekvens för människa och samhälle. WASP-HS stödjer forskning, forskarutbildning och forskningssamverkan, och verkar för att vara en nationell arena för forskning inom området.  

Umeå universitet är värduniversitet för WASP-HS och programkontoret är placerat vid Institutionen för datavetenskap vid Umeå Universitet. Läs mer om vår verksamhet här: WASP-HS (https://wasp-hs.org/). 

Huvudsakliga arbetsuppgifter 

Som eventkoordinator arbetar du med att skapa stimulerande mötesplatser för våra forskare och samarbetspartners inom och utanför akademien. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att innefatta:  

• Att samarbeta med de vetenskapligt ansvariga och moderatorerna med målet att skapa både kreativa och fördjupande möten inom forskningsområdet.  
• Att praktiskt ansvara för planering, genomförande och uppföljning av konferenser, workshops och andra möten inom programmet, såväl fysiska, digitala som hybridmöten. Detta ansvar innebär bland annat att inom givna budgetramar hitta och boka lämpliga lokaler, skapa eventsidor på webben, skapa deltagarlistor, bjuda in deltagare och att ge stöd på plats (hantera mötesteknik, inreda mötesrum, registrera deltagare, ordna namnbrickor, mm.).
• Att ansvara för att boka resor, hotell och transfers.
• Att i samarbete med programkontorets kommunikatör och övriga medarbetare bidra till att utveckla, underhålla och sprida programmets, informations- och presentationsmaterial.
• Att stödja övriga medarbetare vid programkontoret i genomförandet av programmets aktiviteter, ärendehantering och mötesdokumentation, verksamhetsplanering och uppföljning. 

Tjänsteresor förekommer i arbetet. Arbetsuppgifter kan komma att ändras över tid.  

Kvalifikationer/Kompetens 

• Högskoleutbildning (lägst kandidatnivå), gärna inom projektledning, management eller annan examen relevant för anställningen
• Erfarenhet av projektledning  
• Mycket god förmåga att uttrycka sig på engelska och svenska i tal och skrift
• Mycket god datorvana gällande exempelvis Officepaket och digitala mötesplattformar såsom Zoom och Teams 

Övriga önskvärda kvalifikationer 

• Relevant erfarenhet som eventkoordinator eller liknande
• Erfarenhet av att ha arbetat med forskningsrelaterade evenemang, forskningssamordning och administration, forskningskommunikation
• Erfarenhet av att ha arbetat på universitet, myndighet eller i större organisation 

Med tanke på arbetsuppgifternas karaktär bör du vara en serviceinriktad person med mycket god kommunikations- och organisationsförmåga och ha ett öga för detaljer. Det är också av yttersta vikt att du kan skapa goda relationer med externa och interna målgrupper. Som person är du självständig, flexibel, lösningsorienterad och strukturerad.   

Stor vikt läggs vid dessa personliga egenskaper. 

Så här ansöker du 

Du ansöker via vårt rekryteringssystem.

Din ansökan ska innehålla: 

• Ansökningsbrev som motiverar varför du söker tjänsten
• Meritförteckning (CV)
• Dokumentation av formella meriter (betyg, examensbevis, kursintyg etc.)
• Övrig dokumentation (arbetsintyg, dokumentation av erfarenheter etc.) 

Närmare upplysningar lämnas av programkoordinator Catherine Jo (catherine.jo@umu.se).

Din ansökan ska vara inkommen till Umeå universitet senast 2025-01-06. 

Välkommen med din ansökan!