Administrativ samordnare

Beskrivning

Vid Statsvetenskapliga institutionen finns avdelningen Centrum för skolledarutveckling. Verksamheten bedriver framför allt uppdragsutbildning för rektorer, insatser inom uppdraget Samverkan för bästa skola (SBS) men är också en växande forskningsmiljö. Centrums uppdrag är i mångt och mycket unika och de ställer höga krav på samordning på olika nivåer och mellan olika aktörer, såväl internt som externt. Läs mer om verksamheten här: https://www.umu.se/centrum-for-skolledarutveckling/

Arbetsuppgifter

Den administrativa samordnaren utgör ett strategiskt och analytiskt stöd för prefekt, avdelningschef och ledning i bland annat personal- och ekonomirelaterade frågor utifrån gällande lagstiftning, centrala och lokala avtal samt andra relevanta policys och riktlinjer. Samordnaren förväntas  att självständigt initiera och utveckla rutiner och arbetssätt.

Innehavaren av anställningen är en nyckelperson för samordningen med övrig verksamhet inom institutionen och av Centrums externa och universitetsinterna samarbeten. Internt handlar det om samordning av samarbeten med andra institutioner vid universitetet. Externt är Skolverket en viktig part; Centrum har bland annat uppdraget Samverkan för bästa skola (SBS) som kännetecknas av omfattande samverkan med verket såväl som med samarbetande institutioner. Arbetsuppgifter kopplade till SBS handlar t.ex. om att bistå i att utforma, granska och följa upp överenskommelser samt att följa upp och kontrollera diverse underlag inom ramen för det fortlöpande SBS-arbetet.

Centrums uppdragsutbildning bedrivs i norra Sverige samt i Skåne. Detta innebär ett stort antal resor med tillkommande fakturering och reseräkningar. En viktig del av arbetet, särskilt inledningsvis, är att utveckla rutiner för hur dessa skall handläggas, dvs. skapa strukturer för behandling av fakturaunderlag i Raindance och Pass. Slutligen kommer samordnaren att ansvara för hantering av ärenden i systemen.   

Innehavaren kommer att ha ett nära samarbete med prefekt, avdelningschef, biträdande avdelningschef, ekonom, controller, HR-samordnare, SBS-ansvarig, lärare och övrig administrativ personal. Att självständigt driva utvecklingen av institutionens och Centrums processer och rutiner är en viktig del av arbetet.

Kvalifikationer

Examen på högskolenivå inom område som vi finner relevant för tjänsten samt mångårig erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom myndighet. Administrativ erfarenhet av HR-frågor och ekonomifrågor inom högskola/universitet är mycket meriterande.  

God datorvana (användande av Office-program) krävs för arbetet. Inom Umeå universitet används Microsoft Teams och Zoom som de främsta digitala kommunikationskanalerna. Det är också meriterande om du har arbetat med datorbaserade personalsystem, till exempel Primula/PASS och Raindance. God förmåga att uttrycka sig väl i tal och skrift på svenska och engelska.

Arbetet ställer mycket höga krav på självständighet, förmåga att vid arbetstoppar kunna hantera många ärenden samtidigt, god servicekänsla och noggrannhet. Vi söker någon som är självgående, ansvarstagande och har en god samarbetsförmåga. För att lyckas i rollen behövs initiativrikedom, god planeringsförmåga och kunna samla och analysera information. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Villkor

Anställningen är tills vidare och på heltid. Provanställning kan komma att tillämpas.

Ansökan

Din ansökan ska innehålla ett CV, personligt brev som motiverar varför du söker jobbet samt kopia på examensbevis. Du ansöker via vårt rekryteringssystem Varbi.

Närmare upplysningar lämnas av avdelningschef Björn Ahlström, bjorn.ahlstrom@umu.se eller HR-samordnare Cecilia Burck, cecilia.burck@umu.se

Välkommen med din ansökan!