Institutionsadministratör till Arkitekthögskolan

Arkitekthögskolan söker en Institutionsadministratör på heltid med start 1 september eller enligt överenskommelse. Sista ansökningsdag är 5 maj 2024. 

Arbetsuppgifter

Som institutionsadministratör arbetar du med olika administrativa funktioner och områden vid institutionen, såväl självständigt som i samverkan med andra. Rollen är bred och varierande med många kontaktytor och passar dig som är utåtriktad och tycker om att ge god service. 

I rollen som institutionsadministratör sköter du i samverkan med institutionens HR-samordnare och Ekonom processen för kontraktering av gästlärare och andra externa resurser. Till detta hör även att ordna med resor och boenden för gäster samt att sköta utlägg och arvoden för dessa. Du sköter även arkivering, diarieföring och posthantering samt stöttar vid planering och organisering av events som personaldagar, avslutningsmiddagar, m.m.  

Stödet är behovsstyrt vilket gör att arbetsuppgifterna är varierande och andra administrativa uppgifter kan och förväntas förekomma. Att medverka till en god arbetsmiljö och utvecklingen av rutiner för en effektiv administration av hög kvalitet är en viktig del av arbetet. 

Kvalifikationer

För befattningen krävs: 

• Examen på lägst gymnasienivå eller motsvarande. 
• Bred erfarenhet av administrativt arbete.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.
• God datorvana samt erfarenhet av att arbeta med Microsoft 365 och i administrativa system.  
• God förmåga att självständigt och flexibelt ta ansvar för och lösa förekommande arbetsuppgifter.
• God förmåga att samarbeta med olika aktörer och ge service på ett effektivt sätt. 
• En öppenhet till att ta sig an nya uppgifter. 

Övriga önskvärda kvalifikationer

Meriterande för tjänsten är: 

• Erfarenhet av administrativt arbete inom universitet eller högskola
• Erfarenhet av systematiskt arbete med arkiv och diarieföring 
  Erfarenhet av arbete i de administrativa systemen Canvas, Retendo, Visual Arkiv och/eller W3D3 

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Mer information

Närmare upplysningar kring tjänsten lämnas av prefekt Cornelia Redeker, Tel: 090 - 786 76 96. Epost: cornelia.redeker@umu.se.

Ansökan

Ansökan ska göras via e-rekryteringssystemet Varbi senast 5 maj 2024 och innehålla:

• Curriculum Vitae (CV).
• Kopior av relevanta examensbevis (valfritt).
• Kontaktinformation till två referenser, inklusive en kort beskrivning av din professionella koppling till varje referens (detta kan även redovisas vid ev. intervjutillfälle).

Som en del av ansökningsprocessen kommer du även få svara på frågor kopplade till din motivation samt dina erfarenheter och kompetenser kopplade till anställningen. Ett personligt brev ska inte inkluderas i ansökan.

Varmt välkommen med din ansökan!